Factuur corrigeren: wanneer u hem kunt aanpassen en wanneer u een creditfactuur maakt
Eén ding bepaalt de hele aanpak: is de factuur nog alleen van u, of heeft uw klant hem al?
Zolang u de factuur niet hebt verstuurd, past u hem vrij aan
Een factuur die u nog nergens heen hebt gestuurd, is gewoon uw werkdocument. U wijzigt de regels, bedragen, klantgegevens en data zoals u wilt — of u verwijdert hem en begint opnieuw. Er geldt geen bijzondere regel, want niemand anders heeft het document gezien en het staat nog nergens geboekt.
Factuur al verstuurd? Zo corrigeert u het goed
Zodra de factuur bij uw klant is, is hij niet meer alleen van u. Uw klant heeft hem mogelijk al geboekt, en als u hem zelf ook hebt verwerkt, hoort hij bij uw administratie. Vanaf dat moment corrigeert u een factuur niet door hem te overschrijven.
In plaats daarvan corrigeert u met een creditfactuur: een factuur met een negatief bedrag die naar het origineel verwijst. Zo nodig stuurt u daarna een nieuwe, juiste factuur. De originele factuur laat u ongemoeid, zodat de Belastingdienst kan volgen wat er is gebeurd.
Let op de datum: een creditfactuur krijgt de datum van vandaag — een factuurdatum mag nooit vóór de aanmaakdag liggen. De BTW verrekent u daardoor in het huidige tijdvak. Zet de datum dus niet terug naar het oude kwartaal.
Gaat het maar om een klein BTW-verschil? Een verschil van € 1.000 of minder mag u meenemen in uw eerstvolgende BTW-aangifte. Is het meer, dan dient u een suppletie in bij de Belastingdienst.
Factuur corrigeren in MijnOnlineFactuur
In de app volgt de aanpak dezelfde regels — wat u doet, hangt af van de status van de factuur.
Een conceptfactuur
Een factuur die u nog niet hebt uitgegeven, opent u gewoon en past u aan.
Een al uitgegeven factuur
Het aanpassen van een al uitgegeven factuur hoort bij het Premium-tarief (en werkt ook tijdens de proefperiode). In het Mini-tarief is een uitgegeven factuur alleen-lezen — daar kunt u hem achteraf niet meer wijzigen.
Voor de correctie maakt u in MijnOnlineFactuur een creditfactuur die naar de originele factuur verwijst. U geeft de verwijzing naar het origineel op, vult de wijziging in (de geretourneerde regels of het gecorrigeerde bedrag) en de reden. Daarna slaat u het document op en downloadt of verstuurt u het.
Stap voor stap een creditfactuur (creditnota) opstellen en netjes verwerken in uw administratie.
Kan ik een factuur die ik al heb verstuurd nog aanpassen?
Beter niet door hem te overschrijven. Maak een creditfactuur die naar de originele factuur verwijst om hem te verlagen of te annuleren, en stuur zo nodig een nieuwe, juiste factuur. De originele factuur laat u in uw administratie staan.
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en het aanpassen van de factuur?
Een verstuurde factuur mag u niet meer wijzigen of verwijderen. U corrigeert met een creditfactuur — een factuur met een negatief bedrag die naar het origineel verwijst. Beide blijven in uw administratie staan.
Welke datum krijgt de creditfactuur?
De datum van vandaag; een factuurdatum mag nooit vóór de aanmaakdag liggen. De BTW verrekent u daardoor in het huidige tijdvak. Zet de datum dus niet terug naar het oude kwartaal.
Moet ik de creditfactuur naar mijn klant sturen?
Ja. Uw klant heeft hem nodig voor zijn administratie en moet de eerder afgetrokken voorbelasting corrigeren. De verwijzing naar het originele factuurnummer maakt de koppeling duidelijk.
Ik heb maar een klein bedrag verkeerd berekend. Hoe verwerk ik dat in de BTW?
Is het BTW-verschil € 1.000 of minder, dan mag u het meenemen in uw eerstvolgende BTW-aangifte. Is het meer, dan dient u een suppletie in bij de Belastingdienst.
Kan ik een uitgegeven factuur corrigeren in het Mini-tarief?
Nee. In Mini is een uitgegeven factuur alleen-lezen. Voor het aanpassen van uitgegeven facturen hebt u Premium nodig (werkt ook tijdens de proefperiode).
