Voorbeeld betaalde factuur
Een betaalde factuur is een factuur waarop duidelijk is aangegeven dat de betaling al is ontvangen – en dat de ontvanger niets meer hoeft te betalen. In de praktijk maakt u gewoon een reguliere factuur aan en voegt u de vermelding „Voldaan" of „Reeds betaald – niet betalen" toe.
Wat moet er op een betaalde factuur staan?
Een betaalde factuur bevat dezelfde verplichte gegevens als een reguliere factuur. Daarnaast moet duidelijk zichtbaar zijn dat de factuur al is voldaan, zodat de ontvanger weet dat er geen betaling meer nodig is.
Verplichte gegevens:
Documentnaam – „Factuur" met de vermelding „Voldaan" of „Betaald"
Factuurnummer – uniek nummer in opeenvolgende reeks
Factuurdatum en datum van levering (indien afwijkend)
Gegevens leverancier – bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-identificatienummer, contactgegevens
Gegevens afnemer (klant) – naam/bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-id (indien van toepassing)
Omschrijving van de prestatie – geleverde goederen of diensten
Bedragen – bedrag exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag, totaal inclusief btw
Betalingsvermelding – bijv. „Voldaan op DD-MM-JJJJ – niet betalen"
Aanbevolen gegevens:
Betalingswijze – contant, bankoverschrijving, iDEAL, pinbetaling
Betalingskenmerk – referentienummer waarmee de betaling is gekoppeld aan de factuur
IBAN – het rekeningnummer waarop het bedrag is ontvangen
Handtekening of stempel – indien gebruikelijk binnen uw bedrijf
Een betaalde factuur moet duidelijk vermelden dat deze al is voldaan. Zonder de vermelding „Voldaan"
Wanneer en waarom gebruikt u een betaalde factuur?
Vooruitbetaling of contante betaling – De klant heeft betaald voordat u de factuur kon opstellen, of betaalde ter plekke. De betaalde factuur bevestigt dat u het bedrag heeft ontvangen en dient als fiscaal document voor beide partijen.
Btw-administratie – Voor btw-plichtige ondernemers is een factuur met betalingsbevestiging een geldig fiscaal document. Zonder een correcte factuur kan de afnemer geen btw-aftrek (voorbelasting) claimen bij de Belastingdienst.
Voorkomen van dubbele betalingen – De duidelijke vermelding „Voldaan – niet betalen" voorkomt dat uw klant het bedrag per ongeluk een tweede keer overmaakt.
Transparantie – Uw klant heeft een bewijs in handen dat alles is afgehandeld en hoeft niet na te vragen of de betaling is ontvangen.
U hoeft geen speciaal documenttype aan te maken voor een betaalde factuur. Maak gewoon een reguliere factuur aan en voeg in het opmerkingenveld „Reeds betaald – niet betalen
In Nederland wordt soms de term kwitantie gebruikt als betalingsbewijs. Let op: een kwitantie is geen factuur en bevat geen btw-gegevens of KVK-nummer. Kwitanties worden voornamelijk gebruikt door particulieren. Als ondernemer gebruikt u altijd een factuur – ook als die al betaald is.
