Factuursjabloon PDF

PDF is tegenwoordig het standaardformaat voor het versturen van facturen – en dat is niet zonder reden. Het document ziet er op elk apparaat hetzelfde uit, de ontvanger kan het niet zomaar aanpassen en het is eenvoudig te archiveren. Maar een PDF op zich is geen tool om facturen te maken. U maakt de factuur eerst in een ander programma en exporteert die vervolgens naar PDF – of u gebruikt MijnOnlineFactuur.nl, waar de PDF automatisch wordt gegenereerd.

Factuursjabloon Google Docs

Factuur Voorbeeld Google Sheets

Factuur Voorbeeld Word

Factuursjabloon Excel

Waarom facturen juist als PDF versturen?

PDF (Portable Document Format) is om meerdere redenen het ideale formaat voor facturatie:

Onwijzigbaar – de ontvanger kan niet zomaar het bedrag, de datum of andere gegevens overschrijven. Een factuur in PDF dient als betrouwbaar bewijs voor beide partijen.
Uniform uiterlijk – in tegenstelling tot .docx of .xlsx wordt een PDF op elke computer, telefoon of tablet identiek weergegeven. Geen kapotte tabellen of verschoven kolommen.
Eenvoudige archivering – PDF-bestanden zijn compact en laten zich makkelijk sorteren, back-uppen en doorzoeken.
Universele compatibiliteit – iedereen kan een PDF openen, ongeacht het besturingssysteem of de geïnstalleerde software. U heeft geen Word, Excel of een ander betaald programma nodig.

De Belastingdienst accepteert facturen in PDF als volwaardige documenten. Zolang u ze veilig bewaart en gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn beschikbaar houdt, hoeft u geen papieren kopieën te bewaren.

Hoe maakt u een factuur in PDF?

Een PDF op zich biedt geen mogelijkheid om een factuur op te stellen. Er zijn drie gangbare manieren om tot een factuur in PDF te komen:

1. Exporteren vanuit een ander programma

U maakt de factuur in Excel, Word of Google Docs en exporteert die vervolgens naar PDF. In dat geval moet u de opmaak, berekeningen en nummering echter zelf in de gaten houden.

2. Een PDF-sjabloon invullen

Online vindt u kant-en-klare PDF-formulieren waarin u de gegevens direct kunt invullen. Handig voor eenmalig gebruik, maar voor regelmatige facturatie zijn ze niet praktisch – ze bevatten geen formules, automatische nummering of administratie.

3. Een online facturatietool

Diensten zoals MijnOnlineFactuur.nl genereren de PDF automatisch. U vult de gegevens in, klikt op de knop – en u heeft een kant-en-klare factuur in PDF met alles erop en eraan: correcte berekeningen, QR-code, professionele uitstraling en automatische opslag in uw archief.

Als u regelmatig factureert – al is het maar een paar facturen per maand – kost het handmatig maken van PDF's vanuit Excel of Word u meer tijd dan u bespaart ten opzichte van een online tool.

Waar moet u op letten bij facturen in PDF

PDF is het veiligste formaat voor het versturen van facturen, maar er zijn toch een paar zaken om in gedachten te houden:

Controleer vóór het exporteren – zodra de PDF is gegenereerd, zijn wijzigingen lastig. Controleer alle gegevens altijd nog in het originele bestand.
Kwaliteit van de export – bij het converteren vanuit Excel of Google Sheets kan de tabelindeling verspringen. Bekijk de resulterende PDF voordat u die verstuurt.
Bestandsgrootte – als u een logo in hoge resolutie in de factuur opneemt, kan de PDF flink groeien. Sommige e-mailservers beperken de grootte van bijlagen.
Bewerkbare PDF – niet elke PDF is beschermd. Als u het bestand als formulier met invulvelden aanmaakt, kan de ontvanger de gegevens overschrijven. Exporteer altijd als een statische (niet-bewerkbare) PDF.

Let op!

Als u een factuur maakt in Excel, Word of Google Docs, verstuur die dan altijd als PDF – nooit als het originele bestand (.xlsx, .docx, link naar een Google-document). Alleen een PDF garandeert dat de ontvanger precies ziet wat u heeft opgesteld.

Bij MijnOnlineFactuur.nl hoeft u zich over het formaat geen zorgen te maken. Elke factuur wordt automatisch opgeslagen als een niet-bewerkbare PDF met een professionele uitstraling, correcte berekeningen en een QR-code voor betaling – zonder het risico dat er onderweg naar de afnemer iets verandert.