Factuursjabloon Excel

Excel is een van de meest gebruikte tools in het bedrijfsleven – en veel bedrijven gebruiken het nog steeds om facturen op te stellen. Hoewel een spreadsheet uitstekend is voor berekeningen en administratie, heeft het bij facturering zijn beperkingen. We bekijken hoe een factuur in Excel eruit moet zien, wat erin moet staan – en waarom steeds meer ondernemers overstappen naar MijnOnlineFactuur.nl als een snellere en betrouwbaardere manier van factureren.

Factuursjabloon PDF

Factuursjabloon Google Docs

Factuur Voorbeeld Google Sheets

Factuur Voorbeeld Word

Wat moet er op een factuur staan?

Of u uw factuur nu in Excel maakt of in een ander programma, deze moet voldoen aan de wettelijke eisen zoals vastgelegd in de Wet op de omzetbelasting 1968. Als een van de verplichte gegevens ontbreekt, kan de klant het document afwijzen en loopt u het risico op problemen bij een controle van de Belastingdienst.

Verplichte gegevens

Factuurnummer – een uniek, opeenvolgend nummer (bijv. "Factuur nr. 20250101") binnen uw eigen nummering.
Gegevens van de leverancier – bedrijfsnaam (of naam bij een eenmanszaak), vestigingsadres, KVK-nummer en btw-identificatienummer (btw-id).
Gegevens van de afnemer – naam, adres en btw-identificatienummer (bij B2B-transacties).
Factuurdatum – de dag waarop de factuur is opgesteld.
Datum van levering of dienst – het moment waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht, als dit afwijkt van de factuurdatum.
Omschrijving van de prestatie – wat u factureert: omschrijving van het product of de dienst, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalbedrag per regel.
Btw-tarief en btw-bedrag – het toepasselijke btw-tarief, de netto grondslag, het btw-bedrag en het bruto totaal.
Totaalbedrag – de som van alle regels, uitgesplitst in netto, btw en bruto.

Aanbevolen gegevens

Betalingstermijn – de uiterste datum waarop de afnemer moet betalen.
Bankgegevens – IBAN en naam van de bank.
Betaalwijze – bankoverschrijving, iDEAL, automatische incasso of andere geaccepteerde methoden.
Betalingskenmerk – een referentienummer dat de betaling gemakkelijker te koppelen maakt aan de factuur.

Waar moet u op letten bij factureren in Excel

Excel is een krachtige tool, maar bij facturering heeft het specifieke valkuilen die tot fouten kunnen leiden:

Afrondingsverschillen – Excel kan anders afronden dan u verwacht. Centverschillen bij facturen met btw kunnen problemen veroorzaken in de boekhouding.
Kapotte formules – Bij het kopiëren van rijen kunnen celverwijzingen verschuiven. Controleer altijd of de totalen kloppen.
Opmaakproblemen bij afdrukken/exporteren – Wat er op het scherm goed uitziet, kan bij het exporteren naar PDF verschuiven. Controleer het afdrukvoorbeeld.
Handmatige nummering – Zonder systeem krijgen twee facturen al snel hetzelfde nummer, of slaat u een nummer over in de reeks.
Geen automatische back-ups – Als u het bestand verwijdert of het beschadigd raakt, bent u uw hele administratie kwijt.

Let op!

Verstuur een factuur nooit als .xlsx-bestand. De ontvanger zou de gegevens per ongeluk (of opzettelijk) kunnen wijzigen. Exporteer altijd naar PDF.

Met MijnOnlineFactuur.nl hoeft u zich hier geen zorgen over te maken. Elke factuur wordt automatisch gegenereerd als PDF die achteraf niet kan worden bewerkt. Uw klant ontvangt altijd precies wat u heeft opgesteld – zonder risico dat er onderweg iets verandert. En al uw documenten worden veilig opgeslagen in de cloud, zodat u zich nooit zorgen hoeft te maken over back-ups.