Voorbeeld van een pakbon
Een pakbon – ook wel leveringsbon of afleverbon genoemd – is een document dat bevestigt welke goederen fysiek aan de klant zijn geleverd. Een pakbon is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk onmisbaar: het dient als bewijs van levering, als basis bij klachten en als hulpmiddel voor voorraadbeheer. Op MijnOnlineFactuur.nl genereert u een pakbon rechtstreeks vanuit een bestaande factuur – u hoeft hem niet apart aan te maken.
Wat moet er op een pakbon staan?
Een pakbon heeft geen wettelijk voorgeschreven vorm. Om zijn doel te vervullen – eenduidig aantonen wat, aan wie en wanneer is geleverd – moet het document wel de volgende gegevens bevatten:
Basisgegevens:
Leverancier – bedrijfsnaam of naam zzp'er, KVK-nummer, adres en eventueel contactgegevens.
Afnemer (klant) – bedrijfsnaam of naam, adres (factuur- én afleveradres als deze verschillen).
Pakbonnummer – uniek volgnummer; kan overeenkomen met het factuurnummer of een eigen nummerreeks volgen.
Datum van uitgifte / verzending – de dag waarop de goederen zijn verzonden of overhandigd.
Leveringsregels – omschrijving van de goederen, aantal, eenheid, eventueel prijs per eenheid en totaalprijs.
Verantwoordelijke personen – naam van degene die de goederen heeft uitgegeven en naam van de ontvanger.
Handtekeningveld – voor bevestiging van ontvangst door de afnemer (naam, handtekening, datum, eventueel stempel).
Aanvullende gegevens:
Bestelnummer – indien beschikbaar, voor eenvoudige identificatie.
Prijsgegevens – worden alleen vermeld als dat gewenst is (in de praktijk worden prijzen soms bewust weggelaten, bijvoorbeeld bij verzending via een magazijn).
Een pakbon is niet hetzelfde als een factuur. Een factuur is een officieel document met prijzen, btw en betalingsvoorwaarden. Een pakbon is een aanvulling op de factuur en bevat alleen informatie over wát er geleverd wordt en in welke hoeveelheid – zonder dat gevoelige prijsinformatie zichtbaar hoeft te zijn.
Wanneer en waarom gebruikt u een pakbon?
Een pakbon is in Nederland niet verplicht, maar in veel situaties praktisch onmisbaar:
Fysieke levering van goederen – Een pakbon is het bewijs dat de goederen uw magazijn hebben verlaten en door de afnemer zijn ontvangen. Zonder pakbon heeft u alleen een factuur, die aantoont dat u iets heeft gefactureerd – maar niet dat u het daadwerkelijk heeft geleverd.
Klachten en geschillen – De klant beweert dat de goederen niet zijn aangekomen of dat er te weinig stuks zijn geleverd? Een ondertekende pakbon met een overzicht van de regels is uw belangrijkste bewijsstuk.
Voorraadbeheer – Pakbonnen maken het mogelijk om bij te houden wat en wanneer het magazijn heeft verlaten. Ze vormen de basis voor voorraadcontrole en inventarisatie.
Deelleveringen – Bij opdrachten die in delen worden geleverd, documenteert de pakbon wat er per zending is geleverd. De eindfactuur verwijst dan naar de afzonderlijke pakbonnen.
Tips voor het opstellen van een pakbon:
Ruimte voor handtekening en stempel van zowel de ontvanger als de afzender.
Opmerkingen over de staat van de goederen bij overdracht.
Koppeling met de bestelling of factuur voor eenvoudige traceerbaarheid.
Bewaar pakbonnen minimaal gedurende de bewaartermijn van de bijbehorende facturen (7 jaar).
Prijzen op een pakbon zijn optioneel. Veel ondernemers laten prijzen bewust weg, bijvoorbeeld wanneer de levering wordt afgehandeld door magazijnmedewerkers of een externe transporteur. Zo blijft gevoelige prijsinformatie vertrouwelijk.
Waar vindt u de pakbon op MijnOnlineFactuur.nl?
Op MijnOnlineFactuur.nl maakt u geen pakbon als apart documenttype. U genereert hem rechtstreeks vanuit een bestaande factuur:
Maak een factuur aan met de leveringsregels zoals gebruikelijk.
Kies bij de opgeslagen factuur de optie om een leveringsbon te genereren.
De pakbon wordt automatisch aangevuld met de gegevens van de factuur – regels, leverancier- en afnemergegevens.
Download de pakbon als PDF, print hem uit en laat de afnemer tekenen bij ontvangst.
Factureer als een professional.
Uw klanten zien dat de factuur bij uw merk past.
Voeg uw logo, merkkeuren of stempel toe in enkele seconden. De bewerkbare sjablonen past u eenvoudig aan naar uw wensen.
Uw logo en stempel op de factuur
Upload uw eigen logo en maak elke factuur professioneel.
Kleuren van uw merk
Kies de kleuren van uw merk, zodat uw facturen aansluiten bij uw huisstijl.
QR-code op al uw facturen
Geef uw klanten de mogelijkheid om de factuur snel en eenvoudig te betalen via een QR-code.
