Voorbeeld van een voorschotfactuur
Een voorschotfactuur is een factuur waarmee u van de afnemer een deel van de betaling vooraf vraagt – nog vóórdat u de goederen of diensten levert. Anders dan een proforma factuur is een voorschotfactuur wél een officiële factuur: hij moet voldoen aan alle wettelijke factuureisen en u brengt er btw op in rekening. Na de levering stelt u een eindfactuur op waarin het voorschot wordt verrekend.
Wat moet er op een voorschotfactuur staan?
Een voorschotfactuur is een gewone factuur – alleen vraagt u ermee een deel van het totaalbedrag vooraf op. Daarom gelden dezelfde wettelijke eisen als bij een reguliere btw-factuur. De voorschotfactuur moet de volgende gegevens bevatten:
Verplichte gegevens
Aanduiding van het document – „Voorschotfactuur", „Aanbetalingsfactuur" of „Deelfactuur", zodat duidelijk is dat het om een gedeeltelijke betaling gaat.
Factuurnummer – een uniek, opeenvolgend nummer dat past in de chronologische nummerreeks van al uw facturen.
Factuurdatum – de dag waarop de voorschotfactuur is opgesteld.
Vervaldatum – de uiterste betaaldatum van het voorschot.
Gegevens van de leverancier – bedrijfsnaam of naam zzp'er, adres, KVK-nummer, btw-identificatienummer (btw-id).
Gegevens van de afnemer – bedrijfsnaam of naam, factuuradres, KVK-nummer, eventueel btw-id.
Omschrijving van de prestatie – wat u gaat leveren of verrichten, met een duidelijke vermelding dat het een voorschot of aanbetaling betreft.
Voorschotbedrag exclusief btw – het deel van de totale prijs dat u vooraf vraagt.
Btw-tarief en btw-bedrag – hetzelfde tarief als op de toekomstige eindfactuur (9 % of 21 %). Bij meerdere btw-tarieven maakt u een schatting van de omzetverdeling en splitst u het voorschot dienovereenkomstig uit.
Totaalbedrag inclusief btw – het bedrag dat de afnemer daadwerkelijk moet overmaken.
Betaalgegevens – IBAN, betalingskenmerk, gewenste betaalwijze.
Aanbevolen gegevens
Totale opdrachtwaarde – als het voorschot slechts een deel dekt, vermeld dan ook de totale verwachte prijs.
Leveringsvoorwaarden – verwachte leverdatum en leveringswijze.
Verwijzing naar offerte of overeenkomst – als de voorschotfactuur voortvloeit uit eerdere afspraken.
Een voorschotfactuur is een officiële factuur en moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een reguliere btw-factuur. U brengt er btw op in rekening en geeft deze aan in het tijdvak van de factuurdatum. Verwar een voorschotfactuur niet met een proforma factuur, die géén officieel btw-document is.
Wanneer en waarom gebruikt u een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur stelt u op wanneer u van de afnemer een deel van de betaling wilt ontvangen vóórdat u de opdracht volledig uitvoert:
Maatwerk of projectmatige opdrachten – Bij kostbare projecten (bouwwerkzaamheden, softwareontwikkeling, meubelmakerij) dekt het voorschot uw materiaal- en arbeidskosten voordat het werk is afgerond.
Nieuwe klant zonder betalingshistorie – U kent de betalingsmoraal van de afnemer niet? Een voorschot verkleint het risico dat u levert zonder betaald te worden.
Facturering in termijnen – Bij langlopende projecten kunt u vóór elke fase een voorschotfactuur sturen. Iedere deelfactuur dekt dan een deel van de opdracht; na afronding volgt de eindfactuur met verrekening.
Reservering van goederen – De klant wil een specifiek product reserveren en u wilt een concreet bewijs van zijn koopintentie.
Cashflow waarborgen – Bij grotere opdrachten zorgt een voorschot ervoor dat u over voldoende middelen beschikt om uw kosten te dekken voordat de eindfactuur volgt.
Voorschotfactuur vs. proforma factuur: Beide documenten dienen om vooraf een betaling te ontvangen, maar er is een wezenlijk verschil. Een voorschotfactuur is een officiële factuur met btw – u vraagt ermee een deel van de prijs vooraf op en na levering volgt de eindfactuur met verrekening. Een proforma factuur is geen officiële factuur, hoeft niet in de boekhouding en vraagt doorgaans het volledige bedrag vooraf op.
Hoe verrekent u het voorschot op de eindfactuur? Na de levering stelt u een eindfactuur op. Daarop crediteert u het eerder betaalde voorschotbedrag (exclusief btw), uitgesplitst per btw-tarief. U berekent de btw over het resterende bedrag. Zo wordt de btw automatisch correct verrekend en betaalt de afnemer alleen het openstaande deel.
Let op bij meerdere btw-tarieven: Wanneer de eindfactuur regels bevat met zowel 9 % als 21 % btw, moet u het voorschot op dezelfde manier verdelen. Maak vooraf een schatting van de omzetverdeling over de tarieven en pas die toe op het voorschotbedrag. Wijkt de daadwerkelijke verdeling op de eindfactuur af? Dan wordt het verschil automatisch gecorrigeerd bij de verrekening.
Hoe u snel een factuur aanmaakt vanuit een voorschotfactuur op Mijn-online-factuur.nl?
Op Mijn-online-factuur.nl maakt u een factuur rechtstreeks aan vanuit een bestaande voorschotfactuur – met slechts één klik:
Open de details van de voorschotfactuur.
Klik op de knop Factuur aanmaken.
De applicatie vult de regels automatisch in, trekt het betaalde voorschot af en koppelt beide documenten.
Controleer de gegevens, voeg indien nodig extra regels toe en stel de factuur op.
💡 Een gedetailleerde handleiding vindt u in het artikel Hoe maak je een factuur van een voorschotfactuur.
Factureer als een professional.
Uw klanten zien dat de factuur bij uw merk past.
Voeg uw logo, merkkeuren of stempel toe in enkele seconden. De bewerkbare sjablonen past u eenvoudig aan naar uw wensen.
Uw logo en stempel op de factuur
Upload uw eigen logo en maak elke factuur professioneel.
Kleuren van uw merk
Kies de kleuren van uw merk, zodat uw facturen aansluiten bij uw huisstijl.
QR-code op al uw facturen
Geef uw klanten de mogelijkheid om de factuur snel en eenvoudig te betalen via een QR-code.
