Factuur Voorbeeld Word
Microsoft Word is voor veel ondernemers de eerste keuze als ze snel een factuur moeten opstellen. Vergeleken met spreadsheets biedt het eenvoudiger werk met opmaak en tekst – maar ook een factuur in Word heeft zijn beperkingen. We laten u zien hoe een factuur in Word eruit moet zien, welke gegevens niet mogen ontbreken, en wanneer het voordeliger is om over te stappen naar online factureren.
Wat moet er op een factuur staan?
De vorm van het document maakt niet uit – of u uw factuur nu in Word, Excel of op papier schrijft, de verplichte gegevens zijn altijd dezelfde. Zonder deze gegevens kan de afnemer het document afwijzen en loopt u het risico op problemen bij een controle van de Belastingdienst.
Verplichte gegevens
Factuurnummer – een eenduidige aanduiding (bijv. "Factuur nr. 20250015") met een uniek nummer binnen uw nummering.
Gegevens van de leverancier – bedrijfsnaam (of naam bij een eenmanszaak), vestigingsadres, KVK-nummer en btw-identificatienummer (btw-id).
Gegevens van de afnemer – naam, adres en btw-identificatienummer (bij B2B-transacties).
Factuurdatum – de dag waarop de factuur is opgesteld.
Omschrijving van de prestatie – wat u factureert: naam van het product of de dienst, hoeveelheid, eenheidsprijs en totaalbedrag per regel.
-
Totaalbedrag – de som van alle regels. Btw-plichtige ondernemers vermelden apart de grondslag, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
Aanbevolen gegevens
Betalingstermijn – de uiterste datum waarop de afnemer moet betalen.
Bankgegevens – IBAN en naam van de bank, betalingskenmerk.
Betaalwijze – bankoverschrijving, iDEAL, automatische incasso.
QR-code voor betaling – maakt betaling via mobiel bankieren sneller en eenvoudiger.
Waar moet u op letten bij factureren in Word
Word is in de eerste plaats een tekstverwerker, geen facturatietool. Bij het opstellen van facturen stuit u op een aantal veelvoorkomende problemen:
Handmatige berekeningen – Word heeft geen formules. Bij facturen met meerdere regels of met btw moet u alle totalen zelf berekenen, wat het risico op fouten vergroot.
Kapotte opmaak – het toevoegen van een langere omschrijving is al genoeg om de tabel te laten verspringen. Opmaak die op uw computer goed werkt, kan er bij de ontvanger heel anders uitzien.
Handmatige nummering – zonder een automatisch systeem krijgen twee facturen al snel hetzelfde nummer.
Geen administratie – Word houdt geen overzicht bij van verstuurde facturen. U moet uw administratie apart bijhouden.
-
Geen back-ups – als u het bestand verwijdert of het beschadigd raakt, bent u het document kwijt zonder mogelijkheid tot herstel.
Let op!
Verstuur een factuur nooit als .docx-bestand. De ontvanger zou het bedrag, de datum of andere gegevens eenvoudig kunnen overschrijven. Exporteer altijd naar PDF.
Met MijnOnlineFactuur.nl hoeft u zich hier geen zorgen over te maken. Elk document wordt automatisch gegenereerd als een PDF die achteraf niet kan worden bewerkt. De afnemer ontvangt altijd precies wat u heeft opgesteld – en u heeft een complete administratie veilig opgeslagen in de cloud.
Factuursjablonen voor Word
Factureer als een professional.
Uw klanten zien dat de factuur past bij uw merk.
Voeg uw logo, merkkleuren of stempel toe in slechts een paar seconden. De bewerkbare sjablonen past u eenvoudig aan uw wensen aan.
Uw logo en stempel op de factuur
Upload uw eigen logo en geef elke factuur een professionele uitstraling.
Kleuren van uw merk
Kies de kleuren van uw merk, zodat uw facturen in lijn zijn met de visuele identiteit van uw bedrijf.
QR-code op al uw facturen
Geef uw klanten de mogelijkheid om snel en eenvoudig te betalen via een QR-code.
