Achterstallige factuur: wat te doen als uw klant niet betaalt

Een factuur is achterstallig zodra de vervaldatum is verstreken en het geld niet op uw rekening staat. Vanaf dat moment geeft de wet u duidelijke rechten — bij zakelijke facturen gelden die grotendeels automatisch. Hoe eerder u handelt, hoe groter de kans dat u uw geld ziet.

Wanneer is een factuur achterstallig?

Bepalend is de vervaldatum op de factuur. Heeft u met de klant geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt zakelijk een wettelijke termijn van 30 dagen. Een langere termijn mag, maar moet duidelijk en uitdrukkelijk zijn afgesproken. Levert u als zzp'er of mkb'er aan een grote onderneming, dan geldt sinds 2022 een maximum van 30 dagen.

De dag na de vervaldatum is uw klant in verzuim. Bij zakelijke facturen gebeurt dat automatisch — u hoeft geen ingebrekestelling te sturen. Vanaf dat moment loopt de wettelijke handelsrente, ook als u die niet op de factuur of in het contract heeft vermeld.

Waar u recht op heeft

Betaalt een zakelijke klant te laat, dan gaat het niet alleen om het openstaande bedrag. Van rechtswege heeft u recht op:

• Wettelijke handelsrente — voor zakelijke transacties (tussen bedrijven of met de overheid) is dit de ECB-herfinancieringsrente plus 8 procentpunt. De rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum en u hoeft de schade niet te bewijzen.

• Vergoeding voor incassokosten — een vergoeding voor de kosten die u maakt om uw geld te innen. De hoogte volgt een wettelijke staffel over de hoofdsom, met een minimum van 40 euro.

Bij een consument gelden andere regels: een lager rentepercentage (de wettelijke rente, in 2026 4%) én de verplichting om eerst een kosteloze veertiendagenbrief te sturen voordat u incassokosten mag rekenen.

Zo pakt u het stap voor stap aan

1. Controleer de factuur. Ga na of de factuur is aangekomen en klopt. Vaak hapert een betaling door een verkeerd rekeningnummer of een ontbrekend kenmerk.

2. Stuur een betalingsherinnering. De eerste is meestal vriendelijk — een herinnering dat de factuur achterstallig is. Reageert de klant niet, stuur dan een stevigere aanmaning waarin u rente en incassokosten benoemt.

3. Schakel een incassobureau of deurwaarder in. Helpt aanmanen niet, dan kunt u de vordering uit handen geven. Let op: alleen geregistreerde incassodienstverleners mogen incassokosten in rekening brengen.

4. Ga naar de rechter. Blijft betaling uit, dan kunt u de vordering aan de rechter voorleggen.

Wacht niet te lang: een zakelijke vordering verjaart na 5 jaar, gerekend vanaf de dag na de opeisbaarheid. Bij consumentenkoop van producten is dat al 2 jaar.

Achterstallige facturen afhandelen in MijnOnlineFactuur

In MijnOnlineFactuur ziet u achterstallige facturen in één oogopslag — in het factuuroverzicht filtert u eenvoudig op status.

Is een factuur achterstallig, dan stuurt u de herinnering direct vanuit de applicatie. Er staat een kant-en-klare sjabloon klaar die u alleen invult en verstuurt — de tekst hoeft u dus niet elke keer opnieuw te schrijven.

Zo werkt het:

1. Klik bij de betreffende factuur op het verzendicoon.

2. Het herinneringsvenster opent — vul de ontvanger aan en pas de tekst zo nodig aan.

3. Verstuur de herinnering met de knop E-mail verzenden.

Voorkom problemen voordat ze ontstaan

De vervaldatum stelt u op elke factuur zelf in, op basis van wat u met de klant heeft afgesproken. En om uw voorwaarden zwart-op-wit vast te leggen, gebruikt u bij het aanmaken het notitieveld: hier vermeldt u bijvoorbeeld dat bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht. De klant ziet dat direct op de factuur, uw voorwaarden staan vanaf het begin vast en een tweede aanmaning verrast niemand.