Voorbeeld van een proforma factuur
Een proforma factuur is een voorlopig document dat dient als verzoek tot vooruitbetaling – doorgaans voor het volledige bedrag. Het is geen officiële factuur en geen btw-document: een proforma factuur hoort niet thuis in de boekhouding en schept geen btw-plicht. U gebruikt een proforma factuur wanneer u van de afnemer betaling wilt ontvangen vóórdat u de goederen of diensten levert. Na ontvangst van de betaling stelt u een definitieve factuur op.
Wat moet er op een proforma factuur staan?
Een proforma factuur heeft geen wettelijk voorgeschreven vorm – juist omdat het geen officieel btw-document is. De Belastingdienst stelt dan ook geen factuureisen aan een proforma factuur. Om de afnemer duidelijk te informeren over wat, hoeveel en waarheen hij moet betalen, vermeldt u bij voorkeur de volgende gegevens:
Basisgegevens
Aanduiding van het document – „Proforma factuur" (nooit „Factuur" of „Btw-factuur").
Documentnummer – een unieke identificatie voor de administratie en voor koppeling met de definitieve factuur na betaling. Let op: het is niet toegestaan om hetzelfde nummer te gebruiken voor de proforma factuur en de definitieve factuur, tenzij het aansluit op de chronologische nummering.
Datum van uitgifte – de dag waarop de proforma factuur is opgesteld.
Vervaldatum – de uiterste datum voor betaling.
Gegevens van de leverancier – bedrijfsnaam of naam zzp'er, adres, KVK-nummer, eventueel btw-identificatienummer (btw-id).
Gegevens van de afnemer – bedrijfsnaam of naam, factuuradres, KVK-nummer.
Omschrijving van de prestatie – wat er geleverd of verricht zal worden.
Totaalbedrag – het gevraagde bedrag inclusief eventuele btw-specificatie.
Betaalgegevens – IBAN, betalingskenmerk, gewenste betaalwijze.
Aanbevolen gegevens
Eenheidsprijs en hoeveelheid – bij meerdere posten, voor een helder overzicht.
Geldigheidsduur – tot wanneer de proforma factuur geldig is (bijv. „Geldig tot 15 april 2025").
Leveringsvoorwaarden – verwachte leverdatum en leveringswijze.
Opmerking „Dit is geen officiële factuur" – een duidelijke vermelding zodat de afnemer de proforma niet per ongeluk in de boekhouding verwerkt.
Na ontvangst van de betaling op basis van de proforma factuur stelt u een definitieve factuur op met een verwijzing naar het nummer van de proforma. Zo ontstaat een duidelijke documentketen: proforma factuur (verzoek tot betaling) → definitieve factuur (btw-factuur).
Wanneer en waarom gebruikt u een proforma factuur?
Een proforma factuur stelt u op in situaties waarin u vooraf betaling van de afnemer wilt ontvangen en hem daarvoor de benodigde betaalgegevens moet verstrekken:
Vooruitbetaling voor goederen of diensten – U wilt pas leveren nadat de betaling op uw rekening staat. De proforma factuur vermeldt het exacte bedrag, het IBAN en het betalingskenmerk.
Internationale handel – Bij import en export is een proforma factuur een standaarddocument. De afnemer heeft het nodig om de vooruitbetaling te regelen, importvergunningen aan te vragen of douaneformaliteiten te vervullen. Banken en douaneautoriteiten vragen er regelmatig om.
Nieuwe klanten of eenmalige opdrachten – Bij afnemers zonder betalingshistorie zorgt een proforma factuur ervoor dat zij betalen voordat u begint met leveren.
Prijsopgave met betaalgegevens – Een proforma factuur kan ook dienen als geformaliseerde aanbieding op basis waarvan de afnemer besluit de opdracht te bevestigen door te betalen.
Proforma factuur vs. voorschotfactuur: Beide documenten dienen als verzoek tot vooruitbetaling en geen van beide is een officieel btw-document. Het verschil zit in de omvang: een proforma factuur vraagt doorgaans om het volledige bedrag vooraf – de afnemer betaalt alles en u stelt daarna de definitieve factuur op. Een voorschotfactuur vraagt om een deel van de prijs vooraf; na levering volgt een eindfactuur met verrekening van het voorschot.
Een proforma factuur is geen rechtsgeldig document. De afnemer is op basis van een proforma factuur niet verplicht te betalen – die verplichting ontstaat pas bij de definitieve factuur. Neem de proforma factuur niet op in uw boekhouding en gebruik het niet voor de btw-aangifte.
Factureer als een professional.
Uw klanten zien dat de factuur bij uw merk past.
Voeg uw logo, merkkeuren of stempel toe in enkele seconden. De bewerkbare sjablonen past u eenvoudig aan naar uw wensen.
Uw logo en stempel op de factuur
Upload uw eigen logo en maak elke factuur professioneel.
Kleuren van uw merk
Kies de kleuren van uw merk, zodat uw facturen aansluiten bij uw huisstijl.
QR-code op al uw facturen
Geef uw klanten de mogelijkheid om de factuur snel en eenvoudig te betalen via een QR-code.
