Beheer van bankrekeningen
Hoe een bankrekening toe te voegen en te benoemen
Bankrekeningen worden rechtstreeks vanuit het factuurformulier toegevoegd tijdens het opstellen. Bij het invullen van betalingsgegevens zijn er velden voor Bankrekening / IBAN en daaronder een optioneel veld Rekeningnaam.
Het proces is eenvoudig:
Open het formulier voor het opstellen van een nieuwe factuur.
Vul het Bankrekening / IBAN in bij de betalingsgegevens.
Voer een willekeurige naam in het veld Rekeningnaam in (bijvoorbeeld „Hoofdrekening”, „Eurorekening” of „Rekening voor klant XY”). Dit veld is optioneel.
Vul indien nodig ook de SWIFT-code in. Meer informatie vindt u in de handleiding over factuur opstellen voor een buitenlandse rekening.
Sla de factuur op — de rekening wordt automatisch opgeslagen in het menu voor toekomstige facturen.
Kiezen van een bankrekening tijdens het opstellen van een factuur
Zodra u minstens één rekening heeft opgeslagen, wordt bij het opstellen van een volgende factuur in de sectie betalingsgegevens de dropdown Bankrekening weergegeven. Klik gewoon en kies uit de lijst met opgeslagen rekeningen.
Bankrekeningen horen altijd bij één bedrijf. Bij meerdere bedrijven onder één login heeft elk bedrijf een eigen lijst met rekeningen. Rekeningen worden niet gedeeld tussen bedrijven, ook niet als ze van dezelfde eigenaar zijn. Na het wisselen naar een ander bedrijf staan in het menu alleen de rekeningen van dat bedrijf.
In het menu ziet u:
Bankrekening / IBAN en de naamgeving ervan (als u deze heeft ingevoerd)
De optie Zonder bankrekening — voor het opstellen van een factuur zonder bankgegevens (bijvoorbeeld bij contante betaling)
De optie + Voeg het rekeningnummer toe voor het invoeren van een nieuwe rekening
Praktijkvoorbeeld:
Werkt u met Nederlandse én buitenlandse klanten? U kunt „EUR rekening – ING" opslaan voor binnenlandse facturen en „EUR rekening – Rabobank" met ingevuld IBAN en SWIFT voor buitenlandse klanten. Bij het factureren selecteert u dan gewoon de juiste — en schakelt u indien nodig over naar factureren in een andere valuta.
Wijzigen en verwijderen van opgeslagen rekeningen
Bij iedere rekening in de dropdown vindt u twee icoontjes:
Potlood — opent een venster voor het bewerken van de rekening (nummer, naamgeving, IBAN, SWIFT)
Prullenbak — verwijdert de opgeslagen rekening uit de lijst
Bij het bewerken van een rekening die al op eerder opgestelde facturen is gebruikt, verschijnt een melding dat de wijziging alleen zichtbaar is op de huidige conceptfactuur. Reeds opgestelde facturen blijven ongewijzigd — belangrijk voor het behoud van de audit trail en originele documenten.
Het verbergen van bankgegevens op een specifieke factuur
Bij elke rekening (of direct in het factuurformulier) is de optie Bankgegevens verbergen beschikbaar. Na het aanvinken worden de bankgegevens niet getoond op de betreffende factuur — nuttig wanneer:
De klant contant of met kaart betaalt
U een factuur opstelt die op een andere manier dan via overschrijving wordt betaald
U bankgegevens apart van de factuur vermeldt
Wilt u het uw klant juist zo makkelijk mogelijk maken om te betalen, dan kunt u een QR-code aan de factuur toevoegen. De klant scant de code in zijn bankapp en de betalingsgegevens worden automatisch ingevuld.
Aanbevelingen
Houd de naamgeving kort en duidelijk — bank, valuta of doel van de rekening
Vul bij rekeningen voor buitenlandse betalingen altijd IBAN en SWIFT in
Controleer voor het opslaan van de factuur dat de juiste rekening is geselecteerd
Hoeveel bankrekeningen kan ik opslaan?
Het aantal opgeslagen bankrekeningen is onbeperkt. U kunt er zoveel hebben als u nodig heeft voor uw bedrijf.
Wordt de naam van de rekening op de factuur weergegeven aan de klant?
Nee. De naam van de rekening (bijvoorbeeld „Hoofdrekening") is alleen voor uzelf bedoeld, als hulpmiddel voor de oriëntatie in de applicatie. Op de uitgestuurde factuur ziet de klant alleen het rekeningnummer, eventueel het IBAN en de SWIFT-code.
Wat gebeurt er met oude facturen als ik een rekening verwijder of wijzig?
Eerder uitgestuurde facturen blijven ongewijzigd. De wijziging of verwijdering is alleen van toepassing op nieuw aan te maken facturen, of op de factuur die momenteel in bewerking is.
Kan ik meerdere rekeningen in verschillende valuta hebben?
Ja. Wij raden aan om elke rekening een duidelijke naam te geven (bijvoorbeeld op basis van de valuta of de bank), zodat u gemakkelijk de juiste kunt vinden in het menu. Vergeet bij buitenlandse rekeningen niet het IBAN en de SWIFT-code in te vullen.
Worden bankrekeningen gedeeld tussen bedrijven?
Nee. Elk bedrijf heeft een eigen lijst met bankrekeningen, ook als alle bedrijven onder één login van dezelfde eigenaar zijn. Na het wisselen naar een ander bedrijf staan in het menu alleen de rekeningen van dat bedrijf.
