Wat moet er op de factuur staan?
Wat is een factuur en waarom is het belangrijk?
Een factuur is een boekhoudkundig document dat bevestigt dat u goederen hebt geleverd of een dienst hebt verricht. Het is het bewijs van uw inkomsten en uitgaven — de basis van uw administratie.
Hoewel het vaak wordt verward met een belastingdocument, geldt in Nederland: alleen btw-plichtige ondernemers vermelden btw op hun facturen. Kleineondernemers (onder de KOR) sturen eveneens facturen, maar zonder btw-specificatie.
Wat moet een btw-factuur bevatten?
Wanneer u btw-plichtig bent, moet u volgens de Belastingdienst voor elke levering of dienst een factuur uitreiken. Een juiste structuur bespaart tijd, voorkomt fouten en voorkomt boetes.
Een btw-factuur moet ten minste bevatten:
Factuurdatum (datum van uitgifte)
Uniek en opeenvolgend factuurnummer
Naam en adres van leverancier en klant
Btw-identificatienummer van de leverancier
Datum van levering of dienst, als die afwijkt
Omschrijving van de goederen of diensten, inclusief hoeveelheid of duur
Netto-bedrag (exclusief btw)
Toegepast btw-tarief en btw-bedrag
Totaalbedrag (inclusief btw)
Vermelding van vrijstelling of verleggingsregeling, indien van toepassing
Bankgegevens en betalingstermijn (aanbevolen)
Facturen moeten uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering worden uitgereikt.
Facturen moeten minstens 7 jaar worden bewaard, of 10 jaar bij vastgoedtransacties. Dit is wettelijk verplicht volgens de Belastingdienst.
Wat moet een kleineondernemer vermelden?
Bent u ondernemer onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan hoeft u geen btw te berekenen of te vermelden. Toch moet uw factuur compleet zijn.
Een KOR-factuur bevat:
Naam en adres van de ondernemer
Naam en adres van de klant
Opeenvolgend factuurnummer
Factuurdatum en eventueel leverdatum
Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Totaalbedrag (zonder btw)
De tekst: “Vrijgesteld van btw – kleineondernemersregeling (KOR)”
Betaalwijze en rekeningnummer (optioneel, maar aanbevolen)
Vermeld nooit een btw-bedrag als u niet btw-plichtig bent!
Een foutieve btw-vermelding verplicht u om deze btw alsnog af te dragen aan de Belastingdienst. Controleer uw instellingen zorgvuldig in uw factuurprogramma.
Waarom is een correcte factuur belangrijk?
Een goede factuur zorgt voor snellere betalingen, geeft uw onderneming een professionele uitstraling en voorkomt problemen bij controles door de Belastingdienst.
Veelgemaakte fouten zijn:
Ontbrekende btw-nummers
Geen duidelijke omschrijving van goederen of diensten
Dubbelen of ontbrekende factuurnummers
Geen betalingsvoorwaarden
Ebruik een betrouwbaar online facturatiesysteem zoals Mijn-Online-Factuur.nl.
Het platform vult automatisch uw bedrijfsgegevens in, zorgt voor juiste nummering en btw-regels, en maakt uw facturen professioneel én wettelijk correct — in minder dan één minuut.
Zo voorkomt u fouten en houdt u meer tijd over voor uw onderneming.
Verplichte factuurgegevens
Factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
Naam en adres van u en uw klant
Factuurdatum en eventueel leverdatum
Omschrijving van goederen of diensten
Netto-bedrag, btw-tarief en btw-bedrag (indien van toepassing)
Totaalbedrag (inclusief of exclusief btw)
Bankrekening en betalingstermijn
Vermelding: “KOR – vrijgesteld van btw” (indien relevant)
Bewaarplicht: 7 jaar (10 jaar bij vastgoed)
Lees meer over actuele wettelijke factureringsvereisten in ons artikel Factureringsregels in Nederland.
