Factureringsregels
Wat is een factuur en waarom is die zo belangrijk?
Een factuur is een financieel document dat aangeeft dat er een levering of dienst is verricht.
Hij moet tijdig zijn opgesteld, alle verplichte gegevens bevatten en correct in de boekhouding worden opgenomen, anders kunnen er fiscale of administratieve gevolgen zijn.
In de regel bevat een factuur onder meer:
de factuurdatum en vervaldatum,
een omschrijving van de geleverde dienst of goederen,
het bedrag en de betaalwijze.
Wanneer moet een factuur worden uitgereikt
Bij levering van goederen of diensten aan een ondernemer
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering
Ook bij voorschotten of intracommunautaire leveringen
Verplichte onderdelen van een factuur
In Nederland gelden specifieke regels voor facturen. Volgens de Belastingdienst moeten onder meer de volgende gegevens op een factuur staan.
Iedere ondernemer die een factuur uitreikt moet in elk geval vermelden:
de volledige naam en het volledige adres van de leverancier,
de naam en het volledige adres van de afnemer,
een uniek factuurnummer (opeenvolgend, geen herhalingen),
de factuurdatum,
de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of een vooruitbetaling is ontvangen,
een beschrijving van wat geleverd is (goederen of diensten) en de hoeveelheid of omvang daarvan,
het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.
Extra verplichtingen bij btw-plichtige ondernemer
Als je btw in rekening brengt, moet de factuur verder bevatten:
het btw-identificatienummer (btw-nummer) van de leverancier.
in het geval van intracommunautaire leveringen of verlegging van de belasting: ook het btw-nummer van de afnemer en de vermelding “btw verlegd” of “intracommunautaire levering”.
de eenheidsprijs exclusief btw, eventuele kortingen die nog niet zijn verwerkt in die prijs, en de maatstaf van heffing voor elk tarief of vrijstelling.
Veelgemaakte fouten
Onjuist of ontbrekend btw-nummer → geen aftrek van btw
Verschillende data (levering/factuur) → verkeerd aangiftetijdvak
Onvolledige of onleesbare factuur → risico op boete
Elektronische facturatie en de voordelen daarvan
Elektronische facturatie is vandaag de dag een efficiënte en effectieve manier om facturen uit te geven en te beheren. De voordelen zijn:
Sneller uitgeven en verzenden van facturen, vaak direct via e-mail.
Automatische aanvulling van gegevens op basis van klantenbestand of integratie.
Eenvoudige archivering en terugvindbaarheid in de administratie.
Mogelijkheid om facturen uit te geven voor zowel btw-plichtigen als niet-plichtigen.
Factuur online uitgeven via Mijn-Online-Factuur.nl
Met platform mijn-online-factuur.nl kun je eenvoudig een factuur online opmaken conform de Nederlandse wetgeving. Het systeem biedt invoervelden voor alle verplichte gegevens, ondersteunt verschillende btw-tarieven en maakt verzending via e-mail of PDF mogelijk.
Stel je factuur online op – snel, betrouwbaar en volledig in lijn met de regelgeving.
Gedetailleerd overzicht van alle verplichte gegevens vind je in ons artikel Wat moet er op de factuur staan?.
