Toekomst van facturatie in Nederland: e-factuur, ViDA en digitale rapportage
Facturatie in Nederland: wat verandert er
Een pdf per e-mail is vandaag een volwaardige factuur. Dat blijft niet zo: de Belastingdienst wil factuurgegevens machineleesbaar ontvangen om de btw automatisch te controleren. De data op een rij:
Datum |
Wat verandert er |
Status |
|---|---|---|
Nu al |
E-factuur verplicht aan de Rijksoverheid; alle overheden moeten e-facturen kunnen ontvangen |
Geldt |
Najaar 2026 |
Conceptwet in internetconsultatie |
Gepland |
1 juli 2030 |
E-factuur verplicht voor alle facturen tussen bedrijven (NL en EU); factuurtermijn 10 dagen; rapportage EU-transacties |
EU-deel vast, NL-deel kabinetsplan |
1 juli 2031 |
Digitale rapportage van binnenlandse zakelijke facturen |
Kabinetsplan |
Pdf-factuur of e-factuur
Pdf-factuur: een document voor mensen; de ontvanger typt de gegevens over.
E-factuur: een gestructureerd bestand (XML/UBL) volgens de norm EN 16931 dat software zelf inleest.
Een pdf per e-mail telt niet als e-factuur, ook niet met digitale handtekening.
Wat nu al geldt: facturen aan de overheid
Lever je aan de Rijksoverheid op een contract van na 1 januari 2017? Dan verstuur je e-facturen.
Sinds 18 april 2019 moeten alle overheden en aanbestedende diensten (gemeenten, provincies, waterschappen, scholen) e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen.
De overheid gebruikt het Peppol-netwerk: je verstuurt via een aangesloten dienstverlener, niet per e-mail.
Check vóór de eerste levering in de inkoopvoorwaarden hoe je opdrachtgever de factuur wil ontvangen.
2030: e-factuur verplicht tussen bedrijven
De EU-richtlijn ViDA (aangenomen 11 maart 2025) verplicht vanaf 1 juli 2030 e-facturen voor leveringen aan ondernemers in andere EU-landen. Het kabinet besloot op 11 september 2026 dit ook voor facturen tussen Nederlandse bedrijven in te voeren.
Alleen EN 16931 is toegestaan; een pdf tussen bedrijven voldoet niet meer.
Factureren binnen 10 dagen na levering (nu: tot de 15e van de maand erna).
Facturen aan particulieren vallen erbuiten.
Pas je de kleineondernemersregeling toe (omzet tot € 20.000)? Dan hoef je geen e-facturen te versturen, wel te ontvangen. Lees meer over de kleineondernemersregeling (KOR).
Alle details, vrijstellingen en privacywaarborgen staan in ons artikel over de verplichte e-facturatie in Nederland.
Drie ondernemers in 2030
Webdesigner factureert een bv: e-factuur verplicht.
Kapper werkt alleen voor particulieren: niets verandert.
Schilder in de KOR werkt voor een aannemer: geen verzendplicht, maar e-facturen van leveranciers moet hij kunnen inlezen.
2031: digitale rapportage aan de Belastingdienst
Vanaf 1 juli 2030 rapporteer je gegevens van EU-facturen per factuur; de Opgaaf ICP vervalt.
Vanaf 1 juli 2031 ook voor binnenlandse facturen tussen bedrijven.
Niet de hele factuur, maar een selectie van gegevens, rechtstreeks uit je software. De Belastingdienst bewaart ze maximaal 10 jaar.
Wat nog niet vaststaat
De binnenlandse plicht is een kabinetsplan: het wetsvoorstel gaat dit najaar in consultatie en moet vóór de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer. Of Peppol het verplichte netwerk wordt, is nog open. De EU-datum 1 juli 2030 staat wél vast.
Zo bereid je je voor: 5 stappen
Bepaal je positie: factureer je aan bedrijven, particulieren of de overheid, en pas je de KOR toe?
Factureer met software, niet in Word of Excel. Uit een tekstdocument maak je geen e-factuur.
Houd klantgegevens compleet: KVK-nummer, btw-nummer en adres worden automatisch gecontroleerd. Zie wat er op de factuur moet staan.
Test de termijn van 10 dagen, zeker als je met maandelijkse verzamelfacturen werkt.
Volg de internetconsultatie en vraag je boekhouder hoe die e-facturen wil ontvangen.
Begin bij je grootste klanten
Grote bedrijven en overheden stappen als eerste over. Vraag ze nu al hoe ze facturen willen ontvangen, en check of jouw software inkomende e-facturen kan inlezen.
Veelgestelde vragen
Is e-facturatie in Nederland al verplicht?
Alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid. Tussen bedrijven blijft pdf of papier geldig tot 1 juli 2030.
Is een pdf-factuur na 2030 nog geldig?
Aan particulieren wel. Tussen bedrijven moet het vanaf 1 juli 2030 een e-factuur volgens EN 16931 zijn.
Geldt de verplichting ook voor zzp'ers?
Ja, als je aan bedrijven factureert. Alleen wie de KOR toepast (omzet tot € 20.000) hoeft geen e-facturen te versturen.
Wordt Peppol verplicht voor bedrijven?
Dat is nog niet besloten. Het kabinet onderzoekt nog welk netwerk wordt voorgeschreven.
Verandert de termijn om een factuur te versturen?
Ja. Nu uiterlijk de 15e van de maand na levering, vanaf 1 juli 2030 binnen 10 dagen.
