Papieren of elektronische factuur? Voordelen en regels

Papieren en elektronische factuur zijn gelijkwaardig

Je bepaalt zelf of je facturen op papier of elektronisch verstuurt. Voor beide vormen gelden dezelfde factuureisen. Elektronisch factureren kan op twee manieren:

• digitale factuur: een pdf die je per e-mail stuurt,

• e-factuur: een gestructureerd bestand dat het boekhoudpakket van je klant automatisch inleest.

Wat de wet vraagt

Voor elke factuur, op papier of elektronisch, geldt:

• Dezelfde verplichte gegevens. Onder meer een opeenvolgend factuurnummer, je btw-id en je KVK-nummer als je bij de KVK staat ingeschreven. Zie ook wat er op een factuur moet staan.

• Echtheid, integriteit en leesbaarheid. Vanaf het versturen tot het einde van de bewaartermijn moet vaststaan wie de factuur heeft opgemaakt, dat niemand de inhoud heeft veranderd en dat hij leesbaar blijft.

Op je factuur hoort je btw-id, nooit je omzetbelastingnummer. Dat laatste gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Lees meer over het verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer.

Bij een elektronische factuur komt daar nog bij:

• Akkoord van je afnemer. Je klant moet ermee instemmen dat je elektronisch factureert. Een vaste vorm schrijft de wet niet voor. Het zekerst is een afspraak vooraf, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden.

• Je kiest zelf hoe je de echtheid en integriteit borgt. Meestal gaat dat met een betrouwbaar controlespoor: je kunt de factuur koppelen aan de opdracht, de levering en de betaling. Een elektronische handtekening of EDI mag ook, maar is niet verplicht.

Bewaarplicht: hoe lang en in welke vorm

• Je bewaart facturen 7 jaar. Voor facturen over onroerende zaken geldt 10 jaar.

• Je bewaart een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen. Een pdf print je dus niet uit, maar sla je digitaal op.

• Papieren facturen mag je scannen. Het origineel mag weg als de scan een juiste en volledige weergave is, inclusief de echtheidskenmerken.

Papieren factuur: voor- en nadelen

Voordelen

• Je hebt geen akkoord van je klant nodig.

• Handig voor klanten die niet digitaal werken.

Nadelen

• Kosten voor printen, enveloppen en porto.

• Verzenden duurt dagen, dus je wordt later betaald.

• Kans op verlies of schade.

• Je archief neemt jarenlang ruimte in.

• Gegevens moeten met de hand worden overgetypt.

Elektronische factuur: voor- en nadelen

Voordelen

• De factuur is direct bij je klant, die dus eerder kan betalen.

• Geen kosten voor printen en porto.

• Makkelijk terug te zoeken en te back-uppen.

• Bij een e-factuur vervalt het overtypen, en daarmee veel fouten.

Nadelen

• Je hebt het akkoord van je klant nodig.

• Je moet echtheid en integriteit de hele bewaartermijn kunnen aantonen.

• Zonder back-up loop je risico op dataverlies.

• Via e-mail komen ook nepfacturen binnen. Lees hoe je een valse factuur herkent.

Wanneer is een e-factuur verplicht?

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan stuur je een e-factuur. Een pdf wordt daar niet geaccepteerd. Ook andere overheden moeten e-facturen volgens de Europese norm kunnen ontvangen. Tussen ondernemers kies je de vorm voorlopig zelf. Dat gaat veranderen: met het pakket ViDA maakt de EU e-facturatie verplicht bij grensoverschrijdende handel tussen ondernemers, en het kabinet wil dat ook voor binnenlandse transacties invoeren.

Welke vorm kies je?

• Elektronisch past bij de meeste zzp’ers en kleine bedrijven: sneller, goedkoper en makkelijker te bewaren.

• Papier blijft zinvol bij klanten die elektronisch factureren weigeren.

• Combineren mag ook, bijvoorbeeld door papieren facturen te scannen.