E-facturatie verplicht in Nederland: wat verandert er voor jouw bedrijf
Wat heeft het kabinet besloten?
Op 11 september 2026 stuurde het ministerie van Financiën de zogenoemde Contourenbrief over elektronisch factureren en rapporteren naar de Tweede Kamer. De kern in twee data:
1 juli 2030: e-facturatie wordt verplicht voor alle facturen tussen bedrijven, binnenlands én binnen de EU. Voor transacties met andere EU-landen ga je vanaf dat moment ook per factuur digitaal rapporteren aan de Belastingdienst.
1 juli 2031: ook binnenlandse facturen tussen bedrijven rapporteer je digitaal aan de Belastingdienst.
De aanleiding is de Europese richtlijn ViDA (Btw in het digitale tijdperk), aangenomen op 11 maart 2025. Die richtlijn verplicht e-facturatie en rapportage alleen voor handel tussen EU-landen. Nederland kiest ervoor om de regels ook op binnenlandse facturen toe te passen, net als bijvoorbeeld Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië.
Tijdlijn in het kort
11 maart 2025: EU neemt de ViDA-richtlijn aan.
Najaar 2026: conceptwetsvoorstel gaat in internetconsultatie.
Vóór de zomer van 2027: wetsvoorstel naar de Tweede Kamer.
1 juli 2030: e-facturatie verplicht (B2B), rapportage van EU-transacties start.
1 juli 2031: rapportage van binnenlandse B2B-facturen start.
Wat is een e-factuur, en wat niet?
Een pdf die je per e-mail verstuurt is géén e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd, machineleesbaar bestand (bijvoorbeeld UBL/XML) dat de boekhoudsoftware van je klant direct inleest, zonder overtypen. Nederland kiest voor één standaard: de Europese norm EN 16931, ook voor binnenlandse facturen. Andere formaten worden niet toegestaan.
Welk netwerk je straks gebruikt om e-facturen te versturen, staat nog niet vast. Onderzoeksbureau EY adviseerde het kabinet om Peppol voor te schrijven, het netwerk dat voor facturen aan de overheid al verplicht is. Het kabinet onderzoekt dit nog.
De verplichte gegevens op een factuur veranderen niet door e-facturatie. Welke dat zijn, lees je in het overzicht van wat er op de factuur moet staan.
Nieuwe termijn: factuur binnen 10 dagen
Nu moet je een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering of dienst versturen. Lever je op 3 maart, dan heb je tot 15 april. Vanaf 1 juli 2030 wordt die termijn verkort naar 10 dagen na de levering of dienst, zoals ViDA voorschrijft. Werk je met maandelijkse verzamelfacturen, dan moet je dat proces waarschijnlijk aanpassen.
Wie is vrijgesteld?
De verplichting geldt alleen voor facturen tussen bedrijven. Factureer je aan particulieren, dan verandert er op dit punt niets.
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar? Dan hoef je geen e-facturen te versturen en geen binnenlandse transacties te rapporteren. Deze uitzondering blijft ook na 2030 bestaan. Let op: alleen een lage omzet is niet genoeg, je moet de KOR daadwerkelijk toepassen. Of de KOR voor jou interessant is, lees je in ons artikel over de kleineondernemersregeling.
Ook als KOR-ondernemer moet je e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen. Je bent dus niet volledig buiten beeld: zorg dat je software gestructureerde facturen kan inlezen.
Wat gebeurt er met je gegevens?
Bij de rapportage stuur je niet de hele factuur naar de Belastingdienst, maar een selectie van gegevens uit de e-factuur. Het kabinet noemt de veiligheid van bedrijfsgevoelige gegevens een harde randvoorwaarde: medewerkers van de Belastingdienst krijgen alleen toegang tot wat ze voor hun taak nodig hebben, elke raadpleging wordt gelogd en de bewaartermijn wordt beperkt tot 10 jaar.
Is dit al definitief?
Nee. Het gaat om een kabinetsplan, nog niet om een aangenomen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie en het kabinet wil het vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. De details kunnen dus nog veranderen. De Europese datum van 1 juli 2030 voor handel tussen EU-landen staat wél vast.
Wat kun je nu al doen?
Tot 2030 lijkt ver weg, maar een nieuw factuurproces zet je niet in een week op. Vier stappen die je nu kunt zetten:
Breng in kaart hoe je nu factureert: Word, Excel, pdf of al via software.
Kies facturatiesoftware die e-facturen volgens EN 16931 kan maken én ontvangen.
Check of je binnen 10 dagen na levering kunt factureren.
Volg de internetconsultatie dit najaar en lees de reacties van je branche.
Factureer je nog in Word of Excel? Overstappen op online facturatie is de eerste logische stap: je klantgegevens, nummering en btw-tarieven staan dan al gestructureerd klaar. Hoe online facturatie werkt en voor wie het handig is, lees je in ons artikel over online facturatie.
Veelgestelde vragen?
1. Vanaf wanneer is e-facturatie verplicht in Nederland?
Volgens het kabinetsplan vanaf 1 juli 2030 voor alle facturen tussen bedrijven. Digitale rapportage van binnenlandse facturen aan de Belastingdienst volgt op 1 juli 2031. De wet moet nog door de Tweede Kamer.
2. Is een pdf-factuur straks nog geldig?
Niet voor facturen tussen bedrijven. Een e-factuur is een gestructureerd bestand volgens de norm EN 16931 dat software automatisch kan verwerken. Een pdf voldoet daar niet aan.
3. Geldt de verplichting ook voor zzp'ers?
Ja, als je aan andere bedrijven factureert. Alleen wie de kleineondernemersregeling (KOR) toepast, met maximaal € 20.000 omzet per jaar, hoeft geen e-facturen te versturen.
4. Geldt de verplichting voor facturen aan particulieren?
Nee. De verplichting geldt voor transacties tussen bedrijven. Facturen aan consumenten vallen er buiten.
5. Wordt Peppol verplicht?
Dat is nog niet besloten. Peppol is al verplicht voor facturen aan de overheid en is in een onderzoek aan het kabinet aanbevolen, maar het kabinet onderzoekt nog welk netwerk wordt voorgeschreven.
Conclusie:
De pdf-factuur tussen bedrijven heeft een houdbaarheidsdatum: 1 juli 2030. Vanaf dan verstuur je e-facturen volgens EN 16931 binnen 10 dagen na levering, en vanaf 1 juli 2031 rapporteer je een deel van die gegevens aan de Belastingdienst. Alleen wie de KOR toepast, blijft buiten de verzendplicht. De wet is nog niet aangenomen, dus de details kunnen verschuiven, maar de richting is helder. Wie nu al overstapt op software die gestructureerde facturen kan maken en ontvangen, hoeft in 2030 niets meer te veranderen.
