E-facturatie in Nederland: wat het is en hoe het werkt

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent dat je een factuur als gestructureerd databestand verstuurt, meestal XML. Je software maakt het bestand, de software van je klant leest het in. Factuurnummer, KVK-nummer, btw-nummer en bedragen in euro staan in vaste velden, dus niemand typt iets over.

Een pdf is geen e-factuur

Een pdf per e-mail heet officieel een digitale factuur. Die is wettelijk geldig, maar iemand moet de gegevens nog in de boekhouding zetten. Ook een pdf met digitale handtekening is geen e-factuur.

Zo werkt e-facturatie in 5 stappen

1. Je maakt de factuur in je facturatie- of boekhoudprogramma, zoals altijd.

2. Het programma zet de factuur om naar een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931.

3. Het bestand wordt verstuurd, meestal via het Peppol-netwerk: jouw aanbieder levert het af bij de aanbieder van je klant. Bedrijven zijn in het netwerk te vinden op hun KVK-nummer, overheidsorganisaties op hun OIN.

4. De software van je klant leest de factuur in en zet hem klaar voor betaling.

5. Beide partijen archiveren het originele bestand, niet alleen een pdf.

Welke formaten gelden in Nederland?

• EN 16931 – de Europese norm die bepaalt welke gegevens een e-factuur bevat.

• NLCIUS – de Nederlandse invulling van EN 16931, met extra regels voor de Nederlandse markt. In de praktijk uitgewisseld als UBL-XML (SI-UBL 2.0).

• Peppol BIS Billing 3.0 – het formaat voor verzending via Peppol. Een factuur volgens NLCIUS voldoet er automatisch aan.

Wat de wet vereist

Naast de gewone factuurregels stelt de btw-wet drie eisen:

• Akkoord van de klant. Je klant moet instemmen met elektronische facturen en hoeft ze niet te accepteren.

• Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid. Tot het einde van de bewaartermijn moet vaststaan wie de factuur stuurde en dat de inhoud niet is gewijzigd. Hoe je dat regelt, bepaal je zelf; een elektronische handtekening is niet verplicht. Een spoor van offerte, order en betaling volstaat.

• Bewaarplicht: 7 jaar, bij facturen over onroerende zaken 10 jaar. Je bewaart de factuur in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving: het XML-bestand zelf.

De verplichte gegevens veranderen niet. Welke dat zijn, lees je in het overzicht van wat er op de factuur moet staan.

Wanneer is e-facturatie verplicht?

• Rijksoverheid: verplicht voor leveranciers met een contract van na 1 januari 2017. Een pdf wordt niet geaccepteerd.

• Gemeenten, provincies, waterschappen en andere aanbestedende diensten: moeten sinds 18 april 2019 e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen. Verzenden is niet verplicht, maar wordt vaak gevraagd.

• Tussen bedrijven: nu vrijwillig. Het kabinet wil e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht maken voor alle facturen tussen bedrijven; op die datum schrijft de EU-richtlijn ViDA e-facturen al voor bij handel met ondernemers in andere EU-landen. De wet is nog in voorbereiding. Wie is vrijgesteld, lees je in het artikel over de verplichte e-facturatie in Nederland.

• Particulieren: geen verplichting.

Voordelen en risico's

Voordelen

• Geen overtypen, dus minder fouten.

• Sneller betaald: de factuur staat direct in het systeem van je klant.

• Zekerheid van ontvangst via Peppol, geen e-mail in de spam.

Risico's

• Fout KVK- of btw-nummer: het systeem van je klant wijst de factuur automatisch af.

• Alleen de pdf bewaard: zonder het XML-origineel voldoe je niet aan de bewaarplicht.

• Klant zonder Peppol-koppeling: de e-factuur komt niet aan.