Nummer je je facturen correct?
Nummer je je facturen correct?
Een ogenschijnlijk kleine kwestie – factuurnummering – kan grote gevolgen hebben: niet-chronologische of dubbele nummers kunnen bij een belastingcontrole leiden tot onduidelijkheden.
Als je facturen handmatig of in Excel maakt, verlies je snel het overzicht.
Met enkele basisregels help je jezelf om orde te behouden en voldoe je aan de wetten.
Basisregels voor nummering
Volgens de Nederlandse regelgeving moet een factuur een uniek, opeenvolgend nummer bevatten.
Belangrijke aandachtspunten:
Chronologische opeenvolging – elke factuur volgt op de vorige zonder hiaten.
Uniekheid – geen twee facturen mogen hetzelfde nummer hebben.
Consistent format – verander het nummeringssysteem niet halverwege het boekjaar.
Een duidelijke opbouw maakt facturen sneller vindbaar en koppelt ze makkelijk aan een periode.
Waar op te letten
Ontbrekende of dubbele factuurnummers kunnen leiden tot vragen van de Belastingdienst.
Facturen mogen niet simpelweg gewist of aangepast worden – bij fouten gebruik je een correctiefactuur of kredietnota.
Elektronisch factureren is in Nederland toegestaan en gelijkgesteld aan papieren facturen.
Koppeling van facturen en betalingen
Voor goede betalingsidentificatie is het handig dat het factuurnummer overeenkomt met de betalingsomschrijving.
Gebruik je in je nummering tekens zoals „/” of „-”, overweeg dan een eenvoudige versie voor de betaling (bijv. 202503001 in plaats van 2025/03/001).
Een gestructureerd nummeringssysteem ondersteunt jouw interne controle en transparantie.
Wat te doen bij een fout in de nummering
Wordt een fout ontdekt voor verzending → pas hem aan en verstuur een nieuwe factuur met het juiste nummer.
Is de factuur al verzonden, dan volg je deze stappen:
Correctiefactuur of kredietnota opstellen.
Nieuwe factuur met het volgende vrije nummer.
Documenteer het ontbrekende nummer in jouw boekhouding.
factuur: 2025/01/001
factuur: 2025/01/002
(omissie 2025/01/003) → vervolg met 2025/01/004 + melding van de reden.
Automatische nummering in mijn-online-factuur.nl
Wil je fouten zoveel mogelijk uitsluiten? Het systeem van mijn-online-factuur.nl biedt de mogelijkheid een eigen nummerreeks in te stellen die automatisch met +1 verhoogt bij iedere nieuwe factuur.
Voorbeeld: startnummer 2025/06/001 → automatisch 2025/06/002. Zo blijft de nummering consistent, overzichtelijk en zonder handmatig werk.
Zo stel je de nummering overzichtelijk in
Verwerk het jaar en evt. de maand in het nummer.
Start elk boekjaar een nieuwe reeks.
Houd hetzelfde opzet binnen het bedrijf aan.
Controleer regelmatig of de reeks geen hiaten of duplicaten bevat.
Praktische handleiding
Volg de stap-voor-stap instructie voor het creëren en beheren van factuur- en uitgavenreeksen via mijn-online-factuur.nl: Numerieke Reeksen van Facturen en Uitgaven.
Een goed ingestelde nummering bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een duidelijke en betrouwbare administratie.
