Mijn-Online-Factuur.nl biedt de mogelijkheid om aangepaste e-mailsjablonen te maken voor het verzenden van facturen, herinneringsberichten en bedank-e-mails. Deze functie vereenvoudigt uw facturatie en stelt u in staat om e-mailteksten precies naar uw voorkeur te maken.
Het maken van e-mailsjablonen
Het aanmaken van e-mailsjablonen is eenvoudig, intuïtief en stelt je in staat om de communicatie met klanten te automatiseren. Ga gewoon naar de sectie Mijn account en kies de optie E-mail sjablonen.
Type sjabloon kiezen
In de bovenste balk kies je welk type e-mailsjabloon je wilt aanmaken. Mijn-Online-Factuur.nl biedt drie soorten sjablonen aan:
📄 Verzenden van een factuur per e-mail - bericht dat bij de factuur wordt gevoegd
⚠️ Herinnering - bericht dat je verzendt bij een late betaling
✅ Bedankt - bericht dat je verzendt na ontvangst van een betaling
Klik eenvoudig op het type sjabloon dat je wilt instellen.
Sjabloon bewerken
In de sjablooneditor kun je de volgende onderdelen aanpassen:
Onderwerp van de e-mail - korte tekst die de klant ziet als onderwerp van het bericht
Tekst van de e-mail - hoofdtekst waarin je jouw boodschap kunt aanpassen naar wens
Je kunt de tekst volledig naar eigen inzicht bewerken. Daarnaast biedt Mijn-Online-Factuur.nl de mogelijkheid om automatisch velden in te voegen op basis van de gegevens van een specifieke factuur, zoals:
Factuurnummer
Vervaldatum
Totaalbedrag
Betaalgegevens
Het is belangrijk om een goed overzicht te houden van je contacten en hun gegevens. In het artikel Contacten leggen we uit hoe je dit correct kunt instellen.
Voorbeeld van de e-mail
Tijdens het bewerken kun je op de knop Voorbeeld klikken. Je ziet dan hoe de e-mail eruit zal zien bij verzending.
Dankzij het voorbeeld kun je gemakkelijk controleren:
of de gegevens correct zijn ingevuld
het uiterlijk en de opmaak van de tekst
de algehele indruk van het bericht
Na het voltooien van de bewerkingen klik je op Opslaan en je e-mailsjabloon is klaar voor gebruik.
📄 Factuur verzenden
Bij het verzenden van een factuur per e-mail hoef je alleen het e-mailadres van de klant in te vullen en jouw aangemaakte sjabloon te verzenden. De factuur wordt samen met de ingestelde tekst en automatisch ingevulde gegevens verstuurd.
⚠️ Verzenden van een herinnering
In de sectie Uitgegeven facturen kun je e-mailsjablonen gebruiken afhankelijk van de staat van de facturen:
Zoek de factuur die verlopen is
Klik op het icoon "verzenden" naast de factuur
Kies het sjabloon Herinnering en verzend het naar de klant
Zo herinner je jouw klant snel aan zijn/haar openstaande betaling.
✅ Verzenden van een bedankbericht
Bij een factuur die al betaald is:
Open de sectie Uitgegeven facturen
Klik op het icoon "verzenden" bij de betaalde factuur
Kies het sjabloon Bedankt en verzend het
Een bedankje na betaling helpt bij het opbouwen van goede klantrelaties.
Weet je niet zeker wat de verschillende factuurstatussen betekenen? Bekijk dan ons artikel Staat van facturen waarin we alles duidelijk voor je op een rij hebben gezet.
