Contacten

Waar u het contactenbeheer vindt

U vindt het onderdeel Contacten in het bovenste menu nadat u bent ingelogd, ongeacht welk abonnement u gebruikt.

Een nieuw contact toevoegen

Een contact wordt in Mijn Online Factuur op twee manieren opgeslagen:

• Automatisch — wanneer u een factuur uitschrijft aan een nieuwe klant, worden zijn gegevens opgeslagen in de contactendatabase.

• Handmatig — u kunt een contact ook toevoegen zonder een factuur uit te schrijven. Zo werkt het:

  • Open in het bovenste menu het onderdeel Contacten.

  

  • Klik vervolgens op Nieuw contact, vul de gegevens in en sla de wijzigingen op.

  

Contactenbeheer in het overzicht

In het contactenoverzicht heeft u verschillende hulpmiddelen voor snelle navigatie tot uw beschikking:

• Sorteren — door op de pijltjes bij de kolommen Contact, KVK-nummer, E-mail, Telefoon en Aantal facturen te klikken, sorteert u de gegevens oplopend of aflopend.

• Zoeken — een specifieke klant vindt u via het zoekveld „Contact zoeken…".

• Snelle acties — met de pictogrammen aan de rechterkant van de rij kunt u een nieuwe factuur uitschrijven, een uitgave aanmaken, de gegevens bewerken of het contact verwijderen.

Factuurhistorie van een specifieke klant

• Door op een specifiek contact te klikken, wordt het detailoverzicht van het contact uitgevouwen.

• Onderaan vindt u een overzicht van alle facturen die u aan deze klant heeft uitgeschreven. Bedragen, vervaldata en betalingsstatussen staan op één plek.

Contacten exporteren

U kunt de volledige contactendatabase op elk moment downloaden als Excel-bestand (XLSX) of vCard (VCF). Excel is handig wanneer u de lijst aan uw boekhouder wilt overhandigen, gegevens buiten de applicatie wilt archiveren of in bulk wilt bewerken — open het bestand gewoon en werk ermee als met een gewone spreadsheet. vCard gebruikt u daarentegen voor het snel importeren van contacten in uw telefoon of e-mailprogramma, zodat u uw klanten ook buiten Mijn Online Factuur bij de hand heeft.

• Klik in het bovenste menu op het onderdeel Exports en vervolgens op de knop Contacten exporteren.

• Kies daarna het formaat — Excel of vCard.

Een goed onderhouden contactendatabase versnelt de hele facturatie — in plaats van gegevens uit e-mails en oude facturen over te typen, volstaan een paar klikken. Het is daarom de moeite waard om contacten vanaf het begin actueel te houden en ontbrekende e-mailadressen of telefoonnummers regelmatig aan te vullen, zodat u alles bij de hand heeft wanneer u iemand een herinnering of een nieuwe factuur stuurt.