Periodieke factuur: Hoe om te gaan met regelmatig terugkerende facturen?
Deze functie is vooral handig voor zzp'ers en freelancers met vaste klanten, maar ook voor bedrijven die maandelijkse abonnementen of vaste bedragen factureren. Je stelt de factuur één keer in en MijnOnlineFactuur maakt hem automatisch aan op het interval dat je kiest – en stuurt hem, als je dat wilt, meteen per e‑mail naar je klant.
Een nieuwe periodieke factuur stap voor stap aanmaken
Log in op je account en kies Factuur opstellen.
Vul alle velden van de factuur in zoals gewoonlijk – regels, prijzen en overige gegevens.
Onder het totaalbedrag vind je de schakelaar Regelmatig factureren. Zet hem aan en de instellingen voor herhaling verschijnen.
Kies in het veld Herhalen hoe vaak de factuur moet worden aangemaakt (bijvoorbeeld Elke maand).
-
Stel in het veld Beëindigen in wanneer de herhaling moet stoppen – je hebt drie opties:
Nooit – de factuur wordt zonder limiet steeds opnieuw aangemaakt.
Na een bepaald aantal herhalingen – vul in het veld Aantal herhalingen in na hoeveel facturen het moet stoppen.
Op een bepaalde datum – vul in het veld Einde facturatie de datum in waarop de herhaling moet eindigen.
Vink Altijd op de laatste dag van de maand uitgeven aan als je wilt dat de factuur altijd op de laatste dag van de maand wordt aangemaakt – ongeacht op welke dag je de instelling hebt gemaakt.
Vink Op de dag van uitgifte per e‑mail naar de klant sturen aan als de app elke aangemaakte factuur meteen naar je klant moet sturen. Je hoeft dan noch het aanmaken, noch het versturen in de gaten te houden.
Onder de instellingen zie je Deze factuur wordt uitgegeven op (de datum van de huidige factuur, die je kunt aanpassen door erop te klikken) en Volgende factuur wordt uitgegeven op – de datum waarop de app de volgende factuur in de reeks aanmaakt.
Factuur uitschrijven en overzicht van toekomstige facturen
Als alles is ingesteld, geef je de factuur uit. De huidige factuur wordt direct aangemaakt.
De uitgegeven factuur vind je in het onderdeel Facturen, met de actuele status (concept, betaald, onbetaald, vervallen).
Toekomstige facturen die volgens je instellingen nog moeten worden aangemaakt, staan onder het tabblad Toekomstige.
Bij elke toekomstige factuur staan rechts vier pictogrammen: Periodieke facturatie (klok – brengt je terug naar de herhalingsinstellingen), Bewerken (potlood), Dupliceren (twee vellen) en Verwijderen (prullenbak). Je kunt een toekomstige factuur dus altijd bewerken, kopiëren of verwijderen.
Herhaling stoppen
Stopt de samenwerking met een klant eerder dan het ingestelde aantal herhalingen of de einddatum, dan hoef je de toekomstige facturen niet één voor één te verwijderen. Klik in het tabblad Toekomstige bij de factuur op het pictogram Periodieke facturatie – de herhalingsinstellingen openen en rechtsboven vind je de knop Herhaling stoppen. Na het klikken worden er geen nieuwe facturen meer aangemaakt; facturen die al zijn uitgegeven, blijven ongewijzigd in je overzicht staan.
Hoe werken aanpassingen?
Als je de oorspronkelijke factuur (die al is uitgegeven) achteraf aanpast, worden de wijzigingen niet overgenomen in de voorbereide toekomstige factuur. Elke toekomstige factuur haalt zijn gegevens alleen op het moment van aanmaken uit de oorspronkelijke sjabloon – pas je dus een al uitgegeven factuur aan, dan blijven de toekomstige facturen ongewijzigd. Pas je daarentegen een toekomstige factuur aan die klaarstaat om te worden uitgegeven, dan worden de wijzigingen doorgevoerd in alle volgende periodieke facturen.
Heb je met je klant vanaf volgend jaar een hoger maandelijks bedrag afgesproken? Bewerk de eerstvolgende toekomstige factuur in het tabblad Toekomstige – de wijziging wordt automatisch doorgevoerd in alle volgende geplande facturen.
Het instellen van een periodieke factuur kost een paar minuten. Daarna wordt de factuur op tijd vanzelf aangemaakt en – als je dat zo instelt – ook vanzelf naar je klant gestuurd. Jij kunt je bezighouden met het werk dat je echt leuk vindt.
