Timemanagement op het werk: minder taken, meer productiviteit
Verlaag eerst het aantal taken
De takenlijst groeit vanzelf — inkorten kunt alleen u. En de meeste punten erop kunnen weg zonder dat er iets misgaat. Voordat u de dag plant, loopt u de taken één voor één na en bepaalt u bij elke in welk van drie vakjes hij hoort: weg, naar iemand anders, of op de automaat.
Weg — een taak die het resultaat niet vooruithelpt. Een overleg waar nooit een besluit uit komt. Een rapport dat u elke maand stuurt en dat niemand opent. Laat zoiets weg en niemand merkt het — dat is uw antwoord.
Naar iemand anders — een taak die een collega of externe voor 80% doet. De laatste 20% perfectie bij iets onbelangrijks kost u tijd die elders ontbreekt.
Op de automaat — administratie die zich onveranderd herhaalt. Dezelfde facturen elke maand, herinneringen na de vervaldatum, gegevens uit e-mail overtypen in een systeem. Het gaat er niet om de taak sneller te doen, maar te zorgen dat hij u niet meer aangaat.
Kijk terug op de afgelopen week en noteer de taken die zich herhalen. Zet bij elke taak of u die de volgende keer schrapt, doorgeeft of zo instelt dat hij vanzelf loopt. Zelfs twee taken per week zijn op jaarbasis ruim honderd uur.
Rangschik de rest op belang, niet op urgentie
Urgent en belangrijk zijn niet hetzelfde. Een e-mail, een telefoontje, de „snelle" vraag van een collega trekt u eruit — en 's avonds merkt u dat u de hele dag andermans branden hebt geblust.
Verdeel de overgebleven taken over twee stapels: wat brengt uw doelen dichterbij en wat leidt alleen af. Plan de belangrijke in de ochtend, als u de meeste energie hebt. Urgente maar onbelangrijke taken laat u tot het eind van de dag — of schrap ze meteen.
Een zzp'er besteedt elke ochtend een uur aan het beantwoorden van e-mails, omdat het zich anders „opstapelt". Verplaatst hij de e-mails naar twee vaste blokken (11:00 en 16:00) en besteedt hij de ochtend aan de opdracht die hij factureert, dan verdient hij op dezelfde dag meer — en de e-mails komen ook af.
Bundel vergelijkbare taken in blokken
Wisselen tussen soorten werk is een verborgen belasting — elke wissel kost een paar minuten voordat u weer geconcentreerd bent, en op een dag worden dat uren. Doe daarom vergelijkbare dingen samen: telefoontjes achter elkaar, facturen in één keer, e-mail in één blok. Eén soort taak, één venster in de agenda.
Bescherm uw tijd voor focus
Het moeilijkste werk heeft ononderbroken tijd nodig. Reserveer in uw agenda een blok van 60 tot 90 minuten voor één taak, zet meldingen uit en leg de telefoon uit het zicht — en maak uw omgeving duidelijk dat u nu niet beschikbaar bent. Ligt een lang blok u niet? Probeer 25 minuten werk en een korte pauze. De methode maakt niet uit, het gaat erom de tijd voor focus actief te verdedigen — vanzelf ontstaat die niet.
Ook de tweeminutenregel kan helpen. Als u iets in minder dan twee minuten kunt doen, doe het dan meteen in plaats van nog een taak aan uw lijst toe te voegen.
Probeer deze week één terugkerende taak te schrappen of te automatiseren en besteed negentig minuten aan werk dat uw bedrijf echt vooruithelpt.
Misschien ook interessant
Maakt u elke maand dezelfde facturen? Stel terugkerende facturen in — ze worden automatisch aangemaakt.
Hoeveel taken per dag zijn realistisch haalbaar?
Minder dan de meeste mensen verwachten — meestal drie tot vijf wezenlijke taken. Een lange lijst oogt productief, maar versnippert de aandacht. Kies een paar dingen die echt iets opleveren en schrap of delegeer de rest.
Hoe weet ik welke taak ik moet delegeren?
Delegeer wat iemand anders voor minstens 80% doet en wat niet uitsluitend uw beslissing of kennis vereist. Terugkerende, tijdrovende administratie staat vooraan.
Werkt multitasken?
Nee. Het brein verwerkt taken niet parallel, het schakelt er alleen tussen en verliest daarbij tijd en precisie. Sneller is één ding doen en dan het volgende.
Wat als klanten of collega's me steeds onderbreken?
Spreek vaste tijden af waarop u bereikbaar bent en zet daarbuiten de meldingen uit. Het meeste „urgente" kan een uur wachten — en u wint aaneengesloten tijd voor werk dat geld oplevert.
Welke methode is het makkelijkst om mee te beginnen?
Blokkeer in uw agenda dagelijks één blok van 90 minuten voor de belangrijkste taak en zet in die tijd alle afleiding uit. Eén verandering die u morgen al kunt doorvoeren.