Factuur maken in Word of Excel: wanneer een sjabloon volstaat en wanneer niet

Wanneer een factuur uit Word of Excel volstaat

Geen enkele wet schrijft voor met welk programma je je facturen maakt. Een factuur uit Word, uit Excel of zelfs met de hand geschreven is geldig, zolang alle verplichte gegevens erop staan en je hem op tijd verstuurt. Het gaat om de inhoud, niet om het programma. Welke gegevens dat zijn, lees je in het overzicht van wat er op de factuur moet staan.

Een sjabloon in Word of Excel is meestal genoeg als:

• je de kleineondernemersregeling (KOR) toepast of vooral aan particulieren levert,

• je maar een paar facturen per maand verstuurt, meestal aan vaste klanten,

• je alleen factureert en het bestand niet met collega's deelt,

• je betalingen niet doorlopend hoeft te volgen en geen gegevens digitaal aan je boekhouder levert.

E-facturatie: wat het kabinet van plan is

Het kabinet wil e-facturatie verplicht maken voor alle facturen tussen bedrijven, vanaf 1 juli 2030. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch inleest. Een pdf uit Word of Excel is geen e-factuur, ook niet als je hem per e-mail verstuurt.

• De plicht geldt voor facturen tussen bedrijven, binnen Nederland en binnen de EU. Facturen aan particulieren vallen erbuiten.

• Pas je de KOR toe, met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar? Dan hoef je volgens het plan geen e-facturen te versturen.

• Het gaat om een kabinetsplan. Het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer, dus details kunnen nog veranderen.

Wat er precies verandert, lees je in ons artikel over verplichte e-facturatie in Nederland.

Waar je op moet letten bij Word en Excel

Een kantoorprogramma controleert niets voor je. Je moet alles zelf in de gaten houden, en juist daar ontstaan fouten.

Factuurnummer

Elke factuur heeft een uniek, opeenvolgend factuurnummer nodig. Als je een sjabloon kopieert, krijgen twee facturen al snel hetzelfde nummer of sla je er een over.

Een verstuurde factuur aanpassen

Een verstuurde factuur overschrijf je niet zomaar. Een Excel-bestand dat je na verzending aanpast en onder dezelfde naam opslaat, laat niet meer zien wat je klant precies heeft ontvangen. Herstel een fout met een creditfactuur en een nieuwe factuur, niet door het bestand te wijzigen.

Berekeningen en btw

Handmatige formules gaan ongemerkt mis. Een formule telt een nieuwe regel niet mee, de afronding klopt niet of er staat nog een oud btw-tarief in het sjabloon. Pas je de KOR toe, dan gaat het “alleen” om een verkeerd bedrag. Bereken je wel btw, dan is een fout ook een probleem voor je klant, die de btw van jouw factuur aftrekt.

Bewaren

Je bent verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Bij bestanden op je computer betekent dat: regelmatig back-ups maken, bestanden op een vaste manier benoemen en zeker weten dat je een factuur na jaren nog kunt vinden en openen.

Wanneer is het tijd om over te stappen op facturatiesoftware?

Overstappen loont zodra je sjabloon je meer werk kost dan het oplevert. Typische signalen:

• Je gaat over de KOR-grens. Komt je omzet boven € 20.000 per kalenderjaar, dan bereken je btw, doe je btw-aangifte en val je straks onder de e-factuurplicht. Hoe de regeling werkt, lees je in ons artikel over de kleineondernemersregeling.

• Je facturen stapelen zich op. Invullen, nummers controleren en opslaan kosten je elke maand uren.

• Meerdere mensen factureren. Met een gedeeld bestand loop je het risico dat twee mensen hetzelfde nummer gebruiken.

• Je verstuurt steeds dezelfde facturen. Een vast maandbedrag stel je in software één keer in.

• Je boekhouder wil gegevens, geen pdf's. Facturen overtypen in een boekhoudpakket kost tijd en geld.

• Je verliest het overzicht over betalingen. Zonder zoeken weet je niet wie nog moet betalen.

• Je factureert naar het buitenland. Vreemde valuta en verlegde btw vergroten de kans op fouten.

Hoe je de overstap voorbereidt, lees je in het stappenplan voor overstappen van Excel naar online facturatie.

Wat facturatiesoftware je oplevert en wat het kost

Vergeleken met een sjabloon heeft software een aantal praktische voordelen:

• automatische nummering zonder dubbele nummers of gaten,

• opgeslagen klantgegevens, zodat je adressen niet opnieuw intypt,

• btw-berekening volgens het tarief dat je kiest,

• overzicht van betaalde en openstaande facturen,

• export voor je boekhouder in plaats van overtypen,

• archief van al je facturen op één plek.

Er zijn vooral twee nadelen. Software kost meestal een jaarbedrag, en je gegevens staan bij de aanbieder. Controleer dus hoe je ze kunt exporteren. Factureer je aan bedrijven, kijk dan ook of de software e-facturen kan maken.