Intern controlesysteem

Intern controlesysteem is de manier waarop je je administratie en processen inricht om betrouwbare cijfers te krijgen, je geld en goederen te beschermen en slimmer te werken. Het bestaat uit praktische afspraken en controles die fouten en fraude helpen voorkomen.

In Nederland wordt dit vaak beschreven als AO/IC: de administratieve organisatie (hoe je werkt) en interne controle (hoe je dat controleert). Controles kunnen preventief zijn (voorkomen) of detectief (opspeuren) en richten zich vooral op facturatie, betalingen, kas en voorraad.

Veelgebruikte bouwstenen van interne controle zijn:

• Taak- en functiescheiding: inkopen, boeken en betalen niet door dezelfde persoon.
• Autorisaties en limieten voor goedkeuring van facturen en uitgaven.
• Vier-ogen-principe bij betalingen en wijzigingen van leveranciers- of klantgegevens.
• Opeenvolgende nummering en compleetheid van verkoop- en inkoopfacturen.
• Afstemming van bank, kas en grootboek; regelmatige controle van openstaande posten.
• Controle van btw-gegevens op facturen en in de administratie.
• Voorraad- of kassatellingen en onderzoek van verschillen.
• Beperkte toegang tot boekhouding, kassa en bank; sterke wachtwoorden en rechten.
• Duidelijke procesbeschrijvingen en vastlegging van wie wat doet.
• Back-ups en logging van belangrijke wijzigingen.