Betaalkaart
Betaalkaart is een kaart (fysiek of digitaal) die direct is gekoppeld aan je zakelijke bankrekening. Je betaalt ermee in winkels, online of bij bezorgers; het bedrag wordt meteen van je rekening afgeschreven. Betalen gaat met pincode of contactloos. Een betaalkaart is geen creditcard: er is geen uitgestelde betaling.
Praktisch voorbeeld
Je koopt kantoorartikelen met je betaalkaart. In je boekhouding boek je de bankafschrijving als kosten en koppel je de bon als bewijs.
Voor de administratie is elke kaartbetaling een banktransactie. Koppel daarom altijd de bon of factuur, verwerk eventuele terugbetalingen als bijschrijving en boek kaartkosten of wisselkoersverschillen apart. Je kunt medewerkers een eigen kaart geven met limieten en rechten, zodat uitgaven duidelijk zijn en makkelijk te controleren.
Waar je op let in de administratie:
- Bewijs: de pintransactie is geen factuur; bewaar de bon of factuur met juiste gegevens.
- Beheer: stel limieten in, schakel online/buitenlandbetalingen aan of uit en blokkeer direct bij verlies.
- Controle: letter transacties af met bonnetjes en controleer regelmatig op dubbele of onbekende posten.
- Buitenland: er kan valutaconversie of een toeslag spelen; boek verschillen en kosten apart.
