AI bij facturatie: wat werkt al in de praktijk

Wat AI kan bij facturatie

Gewone factuursoftware werkt met vaste regels. Kunstmatige intelligentie (AI) leert daarnaast van data en kan dus ook met uitzonderingen overweg, zoals een factuur met een onbekende opmaak of een betaling zonder betalingskenmerk.

AI gebruikt daarvoor vooral:

• tekstherkenning (OCR) met machine learning, die een scan of pdf omzet in gegevens,

• machine learning, die patronen herkent in je betalingen en facturen,

• taalmodellen, die teksten schrijven en samenvatten.

Belangrijk is te weten waar AI zelfstandig werkt en waar ze alleen een voorstel doet dat jij goedkeurt.

Vijf gebieden waar AI nu al werkt

Inkoopfacturen inlezen

Je uploadt een factuur en het systeem haalt eruit:

• de leverancier, het KVK-nummer en btw-id,

• factuurnummer, factuurdatum en leveringsdatum,

• bedrag exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag, totaal en IBAN.

AI leert van je correcties. Bij vaste leveranciers wordt het handwerk daardoor steeds minder.

Betalingen matchen

AI koppelt een betaling ook als het betalingskenmerk ontbreekt, als één overboeking meerdere facturen dekt of als er bankkosten zijn ingehouden. Ze vergelijkt daarvoor de betaler, het bedrag, de vervaldatum, de omschrijving en de betaalgeschiedenis. Duidelijke gevallen koppelt ze zelf, twijfelgevallen legt ze aan jou voor.

Fouten en verdachte facturen herkennen

AI wijst je op:

• dubbele facturen,

• ongebruikelijke bedragen ten opzichte van eerdere facturen,

• een gewijzigd rekeningnummer,

• ontbrekende verplichte gegevens.

Een nieuw rekeningnummer is een bekend signaal van factuurfraude. Oplichters dringen een e-mailgesprek binnen en sturen een factuur met hun eigen IBAN. Een wijziging altijd telefonisch checken bij een bekend contactpersoon hoort daarom bij de basis om je facturen te beveiligen tegen fraude.

Herinneringen en betaalgedrag

Uit de betaalgeschiedenis leert AI welke klanten meestal te laat betalen. Ze kan:

• een herinnering op het juiste moment versturen,

• de juiste toon kiezen,

• waarschuwen als een klant steeds later gaat betalen.

Zo houd je je cashflow beter in beeld.

Teksten en overzichten

Taalmodellen schrijven een begeleidende e-mail of herinnering, vertalen factuurregels voor een buitenlandse klant en laten zien wie je het meest verschuldigd is.

Waar AI tekortschiet

• Slechte bronbestanden: een onscherpe foto of handgeschreven factuur geeft meer fouten.

• Fiscale beoordeling: AI leest het btw-tarief, maar ziet niet betrouwbaar of het klopt of dat de btw verlegd moet worden.

• Verzonnen antwoorden: algemene chatbots noemen soms regels die niet bestaan. Check fiscale vragen bij de Belastingdienst.

• Privacy: facturen van zzp'ers bevatten persoonsgegevens die onder de AVG vallen. Kijk voordat je ze uploadt in een openbare tool hoe die met de gegevens omgaat.

AI werkt het nauwkeurigst met een gestructureerde e-factuur. De gegevens staan dan in vaste velden en hoeven niet uit een afbeelding gelezen te worden.

Jij bent verantwoordelijk, niet de AI

De wet maakt geen onderscheid tussen facturen die met of zonder AI zijn gemaakt:

• jij bent verantwoordelijk voor de juiste gegevens op je factuur en voor de btw die je aftrekt,

• een elektronische factuur moet echt, ongewijzigd en leesbaar blijven,

• voor facturen geldt een bewaarplicht van 7 jaar.

Hoe je dat digitaal regelt, lees je in onze tips over facturen archiveren en digitaal opslaan. Voor het gebruik van AI in je bedrijf geldt daarnaast de Europese AI-verordening. Bij factuurtools gaat het vooral om AI-geletterdheid: weten hoe een tool werkt en waar hij fouten maakt. Meer daarover in AI Act in de praktijk.

AI invoeren in 4 stappen

1. Kies één gebied waar je de meeste tijd verliest (meestal facturen inlezen of betalingen matchen).

2. Leg controleregels vast: wat mag het systeem zelf en wat keur jij goed.

3. Check de omgang met data: opslag, toegang en archivering.

4. Evalueer na een paar maanden: aantal correcties en bespaarde tijd.