Goedkeuringsbeleid

Goedkeuringsbeleid is een set interne regels die bepaalt wie welke uitgaven, inkooporders en (inkoop)facturen mag goedkeuren. Het doel is duidelijke verantwoordelijkheden, betrouwbare administratie en minder fouten of misbruik. Het beleid kan handmatig werken met handtekeningen, of digitaal via een workflow in je boekhoud- of facturatiesysteem.

In de praktijk gaat het vooral om inkoop: eerst toestemming voor een bestelling (inkooporder) en daarna akkoord op de ontvangen factuur. Bij verkoop gaat het meestal om het uitgeven van facturen, kortingen en creditnota’s, waar vaak een aparte controle of rolverdeling geldt. Leg de regels eenvoudig vast, sluit aan op bevoegdheden en zorg dat bewijsstukken altijd worden bewaard.

Belangrijke onderdelen van een goedkeuringsbeleid:

• Rollen en bevoegdheden: wie keurt wat goed.
• Drempelbedragen en extra stappen bij hogere bedragen.
• Functiescheiding: bestellen, ontvangen en betalen niet door dezelfde persoon.
• Vereiste bewijsstukken: offerte, inkooporder, leverbon, factuur.
• Termijnen voor goedkeuring, inclusief herinneringen.
• Vervanging bij afwezigheid, zodat het proces niet stilvalt.
• Registratie en audittrail: wie keurde wanneer en waarom.
• Uitzonderingsprocedure voor afwijkingen of spoed.