Documentnummer
Documentnummer is een uniek kenmerk dat je boekhoud- of facturatiesysteem toekent aan een document, zoals een verkoopfactuur, inkoopfactuur, offerte, bon of creditnota. Het helpt je documenten snel terugvinden, betalingen koppelen en een duidelijke audit trail houden.
Voorbeeld
Een verkoopfactuur kan factuurnummer F-00123 hebben, terwijl het interne documentnummer DOC-000987 is. Beide nummers kun je gebruiken om het document te vinden in je systeem.
Verwar dit niet met het factuurnummer: dat staat op de factuur voor je klant en moet binnen je administratie logisch en uniek zijn. Het documentnummer is vooral intern; je mag een eigen opbouw gebruiken (bijv. per serie of categorie), zolang je consequent blijft en dubbele nummers vermijdt.
Waarvoor het documentnummer in de praktijk wordt gebruikt:
- Intern zoeken en ordenen van documenten in je systeem.
- Koppelen van bankbetalingen aan de juiste boeking of factuur.
- Voorkomen van dubbele invoer en verwarring tussen vergelijkbare documenten.
- Toekennen van logische reeksen per project, locatie of team.
- Afstemmen en controleren met je boekhouder of accountant.
