Voorbeeld van een proformafactuur

Factuurnummer: Elke proformafactuur moet een uniek nummer hebben, hoewel het vaak vooraf wordt aangegeven als "proforma" om duidelijk te maken dat het geen officiële factuur is.
Datum van uitgifte: De datum waarop de proformafactuur is opgesteld. Dit helpt bij het bijhouden van de aangeboden voorwaarden en betalingstermijnen.
Gegevens van de verkoper en koper: Dit omvat de naam, het adres, het KvK-nummer (voor Nederlandse ondernemers), het btw-nummer (indien van toepassing) en de contactgegevens van zowel de verkoper als de koper.
Omschrijving van de prestatie: Een gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Het moet duidelijk aangeven wat er wordt geleverd en de specifieke voorwaarden.
Prijsopgave: De vermelding van de kosten voor de goederen of diensten, inclusief het totaalbedrag. Als de proformafactuur betrekking heeft op een internationale transactie, moeten de kosten in de betreffende valuta worden weergegeven.

Btw-nummer van de verkoper: Als de verkoper btw-plichtig is, kan het btw-nummer worden vermeld, hoewel dit niet verplicht is voor een proformafactuur.
Referentie of ordernummer: Dit nummer kan handig zijn voor de klant en de verkoper om de transactie te volgen, maar is niet verplicht voor een proformafactuur.
Verzendkosten of extra kosten: Indien van toepassing, moeten extra kosten zoals verzendkosten of verzekeringskosten worden vermeld.
Betalingsvoorwaarden: Hoewel de proformafactuur geen officiële factuur is, kunnen de betalingsvoorwaarden duidelijk worden vermeld als een indicatie van wanneer betaling wordt verwacht.

Zorg ervoor dat het document duidelijk als "proformafactuur" wordt gemarkeerd om verwarring met een officiële factuur te voorkomen.
Wees specifiek met de prijs en omschrijving van de goederen of diensten, zodat de klant precies weet wat er aangeboden wordt.
Vermeld geen btw-bedragen of btw-tarieven, tenzij de proformafactuur wordt omgezet naar een officiële factuur.
Proformafacturen kunnen gebruikt worden voor administratieve doeleinden, maar ze hebben geen juridische status zoals een gewone factuur. De betaling op een proformafactuur kan een indicatie zijn voor een contract, maar is geen verplichting tot betaling zonder de definitieve factuur.

Internationale handel: Proformafacturen worden vaak gebruikt in internationale transacties, vooral wanneer de koper een visum of vergunning moet verkrijgen of voor douaneformaliteiten.
Offerte voor grote bestellingen: Wanneer een klant eerst een gedetailleerde prijsopgave wil ontvangen voordat de officiële verkoopovereenkomst wordt gesloten.
Aanvragen van leningen of kredieten: Banken of andere financiële instellingen kunnen proformafacturen vragen om het benodigde bedrag voor een lening aan te tonen.
Vooruitbetalingen: Wanneer een betaling vooraf vereist is voordat de goederen of diensten daadwerkelijk worden geleverd.